27 feb 2015

Så lyckas du med ditt event: Del 2

Syfte, planering och framförhållning

Vad är syftet med ditt event? I förra delen av Eventskolan beskrev vi begreppet event och varför det har kommit att bli en allt viktigare kommunikationsform för både stora och små företag. I denna del går vi mer in på konkreta råd och tips för dig när du ska anordna ditt event.  Det första du måste ha klart för dig är varför du vill anordna ett event. Vad är syftet? Vilken målgrupp är du intresserad av att nå och hur vill du att målgruppen ska agera, reagera eller påverkas?

 

Visst kan eventet ha syftet att enbart vara en fest för att roa sig själv, sina anställda, sina kunder, sina leverantörer eller till och med sina konkurrenter. Det är helt okej att hålla ett event med enbart inställningen ”att ha roligt”. Men om man nu ändå ska lägga ner en massa pengar på en fest, varför inte göra det till något som också kan ge effekt på din vinst? Med eventet har du möjlighet att inte bara roa dig själv och andra. Du har också möjlighet att bidra till företagets utveckling.

 

Dessutom finns det en hel del risker med att arrangera ett event utan plan eller mål. Icke önskvärda effekter kan vara att någon av målgrupperna känner sig förbisedd eller undanskuffad. Det kan också ge ett rörigt intryck och i värsta fall kan det utmynna i ett dåligt event som kan påverka ditt varumärke negativt.

 

Allting blir alltså mycket enklare och effektivare om man i stället låter tar sig tid att göra en ordentlig planering och att rikta sig till en av målgrupperna i stället för att skjuta från höften med hagelbössan. Då kan man tydligare planera och styra sitt event dit man vill ha det och erhålla de långsiktiga effekter man är ute efter. Och god planering är något oumbärligt för varje event.

Du måste börja planera tidigt om du vill lyckas

Lita inte på den medarbetare som säger ”det ordnar sig alltid”. Inte i event-sammanhang i alla fall. Ett event som slutar i förvirring och kan leda till mycket obehagliga effekter i längden. För hur roligt känns det att vara ansvarig för ett event där maten tar slut innan halva gänget har fått något att äta? Eller att inse att den utlovade föreläsaren aldrig blev bokad och inte kommer att dyka upp? De snackisar som lätt uppstår kring ditt företag efter ett dåligt event kan bli mycket svåra att sudda ut. Särskilt i dessa tider då snackisar sprids snabbare än någonsin via de sociala medierna.

 

Hur lång tid i förväg tror du då att du behöver meddela dina eventdeltagare om det kommande eventet? Tror du att det räcker med en månad? Tre månader borde väl vara mer än nog?

 

Nej, du behöver längre tid än så för att det ska kännas tryggt och säkert att arrangera ditt event. Du bör vara ute med din inbjudan redan ett halvår innan eventet. Även om du inte behöver skicka någon formell inbjudan då, så bör du åtminstone det känt för din målgrupp. Något som gör att de har en chans att redan nu skriva in det i sin almanacka och boka datumet.

 

Men framförhållningen är främst för din egen skull. Med tidig planering har du goda möjligheter att själv tänka igenom syftet och målsättningen med ditt event. Du kommer hinna att fundera på vad det är du ska kommunicera och vilka budskap du vill förmedla. Detta är en tankeprocess som kan behöva ta tid och det är förmodligen fler än du i projektet som också behöver tid att låta tankarna gro.

 

Om alla medarbetare hinner få chansen att tycka till och vara med och påverka så har man större möjlighet att få med alla på tåget. Processen blir bättre och leder till att alla känner sig delaktiga.

 

Framförhållning har fler fördelar än så. Om man är ute redan ett halvår i förväg kan man vara säker på att kunna boka de hotellrum, lokaler, mat eller resor som kan komma att behövas. Du har större valmöjlighet och bättre utbud. Dessutom är det väl ingen som trivs med att ha hjärtat i halsgropen strax innan gästerna kommer, oavsett vilken form av bjudning man har?

Timingen är viktig – krockar det med något annat?

Fundera över hur ”event-året” ser ut där ditt företag verkar. När brukar dina konkurrenter hålla sina event? Är det någon vits med att hålla det samtidigt som dem? Eller kan det vara bättre att hålla sitt event en vecka före deras? Är det verkligen nödvändigt att köra ett event strax före jul då alla andra också har julbjudningar? Varför ska vi köra kickoffen direkt efter sommaren?

 

Fundera också på om eventet kan komma bättre till sin rätt vid andra tidpunkter under året. Kanske vore det en vits att lägga eventet i samband med en annan händelse som rör ditt företag. Kan det vara lanseringen av din nya produkt eller starten av det nya arbetsåret?

 

Det finns alltså många faktorer att ta hänsyn till för att undvika risken att eventet misslyckas. Eventet kan krocka med andra händelser som upptar dina kunders intresse. Om du har ett möbelföretag så kanske du inte ska välja att arrangera ditt event under samma vecka som möbelmässan i Stockholm. Eller är det kanske just det du ska?

 

Tänk gärna utanför ramarna när du planerar ditt event och ta alla konstiga idéer på allvar, båda dina egna och dina medarbetares. För gärna anteckningar eller en form av logg där du skriver ner allt som händer när du planerar ditt event. Det kan gälla allt från plötsliga tankar till viktiga datum. Dessa anteckningar och idéer kan komma väl till pass när man kör fast i arbetet.

Vill du ha en personlig demonstration av Magnet?

Skapa ett demokonto så hjälper vi dig att utforska Magnet. Skapa ett demokonto här!