2017
2016
2015
23 jul 2015

Innan, under och efter eventet – ovärderliga tips!

Att anordna event är ett bra sätt att upprätthålla goda relationerna med sina kunder. Det är också ett gyllene tillfälle bjuda in potentiella kunder under avslappnade former. Event ska bjuda din besökare på något speciellt. Det är ett gyllene tillfälle att verkligen låta kunden uppleva ditt budskap.

Innan eventet

Vilket typ av event ska vi välja?

Det beror på din målgrupp och ditt syfte. Ska ni arrangera en resa? Eller handlar det om en mässa, produktlansering eller bjudningar med kundmingel? Ett lyckat event bidrar till ditt företags utveckling, samtidigt som det underhåller besökaren. Konceptet för ditt event är alltså viktigt – det styr hela utformningen. Börja därför att fundera på:

  • Vilka är vi? Ert varumärkesbudskap, varumärkeslöfte och tonalitet är utgångspunkt i planeringen.
  • Vilket budskap är viktigt för oss att lyfta just nu? En ny produkt? En uppdatering av varumärket med ny logotyp och grafisk profil? Halvårsrapporten? Eller är prio ett att locka nya kunder?
  • Vilken är målgruppen? Fundera över egenskaper hos era tilltänkta besökare. Det är det första steget till eventets utformning.

 

Planera planera planera

När syftet är fastställt är det dags att börja planera, både strategiskt och operativt. Den strategiska planen ska innehålla riktlinjer och slutgiltigt mål med eventet. Den operativa planen anger hur, när och av vem allt ska genomföras. Den senare kommer under resans gång att behöva revideras och anpassas. Nyckeln för att alla dela ska fungera: kommunikation mellan alla inblandade.

 

Vem gör vad?

Fundera över eventets delar och hur de ska kommuniceras. Vem ska säga vad? Vilken typ av inbjudan ska ni ha? Ska ni annonsera? Ska det göras något nyhetsbrev eller veckobrev? Vem ska välkomna? Ska det hållas något tal?  Dela ut arbetsuppgifter tidigt och lyssna noga – stämmer allas planering in i det gemensamma konceptet? Kom överens om vem som är ytterst ansvarig. Gör sedan en rangordning för vem som kommer på tur och i vilken roll. Och glöm inte att utse en kontaktperson som gästerna kan kontakta innan, under och efter eventet!

 

Körschema

Här ska det framgå vilka som är ansvariga för vad och när och hur de ska agera. Här finns också alla tidsangivelser, även om de med stor sannolikhet inte kommer att hålla fullt ut. Därför är det också viktigt att vara förberedd på detta.

 

Är lokal och tillstånd klara?

Boka lokalen lång tid i förväg och var realistisk. Den får varken vara för liten eller för stor. Beroende på eventets storlek kan det finnas olika krav på tillstånd. Kolla upp om lokalen har den brandklassning som krävs. Måste ni skaffa tillstånd från räddningstjänsten? Krävs polistillstånd? Behöver ni göra något åt trafiksituationen utanför?

 

Bjud in och påminn

När? Två månader i förväg är inte för tidigt. Två veckor är på tok för sent. Var ute i god tid så att gästerna hinner boka in eventet i kalendern. De måste få reda på allt som förväntas av dem redan i inbjudan. Hur mycket ska de betala och vad ingår? Finns det någon klädkod? Ska de förbereda för en presentation av sig själva eller det företag de representerar? Se också till att en påminnelse går ut veckorna innan eventet. 

 

Och glöm inte programmet!

Dina gäster vill veta vilka tider som gäller. Gör ett program med de viktigaste hållpunkterna. Kom ihåg att de tider som du anger där är viktigast att hålla. Det är en bra idé att skicka med programmet redan i inbjudan.

Under eventet

Mat och dryck – är det så viktigt?

Ja! Maten är för vissa inbjudna det allra viktigaste. Och låt dem inte vänta för länge. Servera på utsatt tid och ha koll på hur du serverar dryckerna. Naturligtvis måste du alltid erbjuda alkoholfria alternativ. Många tar bilen när de går på företagsevent. Erbjud alkoholfri dryck som känns påkostad och fin.

 

Låt din kund känna sig trygg med sina val

Det är inte alltid så lätt för den inbjudne att själv bestämma om han eller hon ska gå på eventet. Det kan hända att denna begränsas av vad andra tycker eller bestämmer. Du förenklar för den inbjudna om du även bjuder in chefen eller respektive. Då slipper den inbjudne själv ta detta beslut. Dessutom får du större möjlighet att påverka den som verkligen bestämmer i slutändan.

 

Ägna alla dina besökare uppmärksamhet

Detta är inte lätt – du är förmodligen stressad, nervös och fokuserad på att allt ska flyta på. Men undvik tunnelseende! Försök varva ner. Ta dig tid att prata lugnt och värdigt med alla dina besökare. Titta dem i ögonen. Få dem att känna sig sedda och välkomna.

Efter eventet

Hur gick det egentligen?

Det kan du bara ta reda på genom att mäta resultatet. Gör det gärna vid flera olika tillfällen. Det gör det lättare att pricka rätt och skräddarsy marknadsföringen nästa gång. Hur och när mäter man resultatet av sitt event? Tycker du att det känns påfluget att be dina besökare om feedback? Känn inte så. Du har bjudit dina kunder på mat, dryck och underhållning. Nu är det dags för dem att bjuda tillbaka med sina tankar och sina åsikter.

 

Uppmärksamma gästerna även efteråt

Resultatet av era ansträngningar visar sig efter eventet. Det är då affärer görs och snackisar går. Uppmärksamma deltagarna även efteråt. Skicka ett kort till dem där du tackar för deras deltagande, eller bjud dem till samma event nästa år. Gör något som får dem att känna sig uppmärksammade. Med vårt eventverktyg Magnet får du hjälp med allt från inbjudningar och biljettförsäljning till incheckning av deltagare och betallösningar.