10 tips på vägen till ett lyckat event

Peter Berg, VD på Magnet, anser att det bästa tipset för ett väl genomfört event är god planering och en väl utarbetad tidsplan.

– Ett lyckat event gör att gästerna förknippar ditt företag med goda minnen och därmed gärna samarbetar med dig igen. För detta krävs en bra framförhållning, en strukturerad planering och en bra uppföljning, förklarar Peter och delar med sig av Magnets 10 bästa tips inför ditt event.

Magnets 10 bästa eventtips.

1. Arbeta fram syftet

Att redogöra för syftet med eventet är oerhört viktigt för att kunna planera dess utformning, vilka som ska bjudas in och vad som ska hända på eventet. Eventet handlar, i de flesta fall om att du ska kommunicera något, och för att denna kommunikation ska bli tydlig måste budskapet vara väl genomarbetat.

Det finns flera olika syften till varför man vill ordna ett event. Syftet kan vara att att sälja fler produkter, skaffa fler kunder, bygga ditt varumärke eller kanske att utöka ditt kontaktnät. Kanske syftet med eventet är att utöka personalstyrkan? Oavsett är det viktigt att ha ett klart syfte för att kunna fortsätta planeringen.

– Var inte rädd för att be om hjälp. Bollar man tankar med andra uppstår idéer många inte hade kommit fram till själva. För att i slutändan leverera något bra till många behöver man samarbeta, berättar Peter.

2. Utforska målgruppen – vad för slags event uppskattar dina gäster?

Vilken din målgrupp är, går hand i hand med vilket syfte du har med ditt event. Bygg ditt event på din målgrupp! Syftar du till att utöka personalstyrkan kan det vara en god idé att visa på vilket generöst företag du har, och gärna lyfta företagets styrkor.

3. Planering och framförhållning är A och O

Ett väl planerat event är något folk kommer ihåg. Gästerna kommer oftast ihåg när maten tog slut, eller när det blev för mycket alkohol för gästerna – men det är negativa minnen. Som värd vill man att gästerna ska komma ihåg vilken god mat det var, hur drycken gifte sig med maten och hur även de alkoholfria alternativen var lyxiga. Se till att det börjas med planeringen i tid och glöm inte detaljerna.

– Desto bättre koll du har på detaljerna, desto bättre blir slutresultatet. Det är detaljerna såsom lokalens utformning, maten och programmet för eventet som gör helheten. Fattas detaljerna, eller om något annat inte fungerar behöver du prestera till 110 procent för att dina gäster ska gå hem nöjda, förklarar Peter.

4. Gå på andra event för att lära och skaffa erfarenhet från dessa

Vid planeringen av ditt event kan det vara en god idé att gå på event liknande ditt för att se hur de utformat sitt event. Ta gärna med ett anteckningsblock för att inte glömma bort dina snilleblixtar och ta med dig goda och dåliga exempel på vad du önskar åstadkomma och eventuella mardrömsscenarion.

5. Skicka ut en snygg inbjudan

Se till att skicka ut din inbjudan i tid för att så många som möjligt av de inbjudna kommer på eventet. Din inbjudan får gärna också vars målgruppsanpassad och tilltalande. Att dessutom se till att ha en saklig inbjudan med plats, tid, vad det bjuds på och kontaktuppgifter underlättar för gästen.

6. E-postmarknadsföring före, under och efter

Visste du att den genomsnittlige kontorsarbetaren kollar sin inbox cirka 30 gånger i timmen? Detta innebär en mycket tid i inkorgen och därmed en perfekt plats att marknadsföra ditt event.

Att dessutom använda sig av digitalt eventverktyg underlättar i kontakten med gästen. Då har du lätt överblick på gästlistan, biljettförsäljningen, betalningsalternativ, statistik och ytterligare information om eventet. Du kan ge gästerna information om eventet, kanske släppa en rolig nyhet någon dag innan, ha en tävling via e-post under presentationen och slutligen skicka en utvärdering efter eventet. Möjligheterna är oändliga.

7. Sociala medier – före, under och efter

Att använda sig av sociala medier före, under och efter ett event skapar flera möjligheter. Gästerna kan använda sig av Twitter för att ställa frågor om någon håller ett föredrag. Linkedin kan användas för att skapa en diskussion om yrket och Facebook kan användas för att dela bilderna dagen efter eventet. Allt under samma hashtag (#).

8. Planera kvällen – gör ett tidsschema för mat, dryck och aktiviteter

Innan det är dags för ditt event – gör en lista med lyckade händelser och bredvid denna stapla även upp mindre lyckade händelser och hur du ska kunna hantera dessa om de uppstår. Ett exempel på detta är kanske ett nummer till närmaste pizzeria om det dyker upp fler gäster än planerat och maten skulle ta slut.

9. Ordna en snygg presentation

Tid är det dyrbaraste vi har och gästerna investerar sin egen tid för att gå på ditt event. Förmodligen har du några ord på hjärtat och då är det viktigt med en riktigt bra presentation. Bland det viktigaste är att det är ett intressant och relevant innehåll, bilder som passar detta innehåll, att du använder ditt företags mall för presentation, samt att du håller det lagom. Lagom tid, lagom innehåll och lagom med information för tiden på dygnet ditt event hålls.

10. Uppföljning

Det är alltid bra att lära från sina misstag och en utvärdering med en enkät hjälper dig med detta. En utvärdering av ditt event skickas ut, lämpligen via email, för att ta reda på vad dina gäster uppskattade och vad som kunde varit bättre. Detta för att ditt nästa event ska bli ännu bättre!

Event en historisk översikt

Event har alltid spelat en stor roll i människans historia. Från de första olympiska lekarna till nutida stora musikfestivaler, har evenemang alltid varit en del av människans kultur. Event är också ett effektivt sätt att föra människor samman för olika ändamål t.ex.

• Politiska konferenser, 
• Religiösa högtider
• Kommersiella mässor 
• Seminarium
• Säljevenemang
• Kundevenemang

är alla exempel på olika evenemang som har skapats för att samla människor. Edet passar också bra för att på ett effektivt sätt att marknadsföra produkter och tjänster. De flesta företag anordnar regelbundet event för att marknadsföra sina varor och tjänster. Ett anat område är för att sprida kunskap, såsom konferenser och seminarier anordnas ofta. Underhållning är ett anant område där det är populärt. Event är också en mycket populär form av underhållning. Människor har alltid njutit av att samlas för att titta på olika typer av underhållning, från teater till idrott.  Det är också ett effektivt sätt att stödja olika välgörenhetsorganisationer. 

Är du intresserad av vår helhetslösning för eventhantering och biljettförsäljning, läs mer här!