2019
2018
2017
2016
2015
2014
Innan, under och efter eventet – ovärderliga tips!
23 jul 2015

Innan, under och efter eventet – ovärderliga tips!

Att anordna event är ett bra sätt att upprätthålla goda relationerna med sina kunder. Det är också ett gyllene tillfälle bjuda in potentiella kunder under avslappnade former. Event ska bjuda din besökare på något speciellt. Det är ett gyllene tillfälle att verkligen låta kunden uppleva ditt budskap.

Innan eventet

Vilket typ av event ska vi välja?

Det beror på din målgrupp och ditt syfte. Ska ni arrangera en resa? Eller handlar det om en mässa, produktlansering eller bjudningar med kundmingel? Ett lyckat event bidrar till ditt företags utveckling, samtidigt som det underhåller besökaren. Konceptet för ditt event är alltså viktigt – det styr hela utformningen. Börja därför att fundera på:

  • Vilka är vi? Ert varumärkesbudskap, varumärkeslöfte och tonalitet är utgångspunkt i planeringen.
  • Vilket budskap är viktigt för oss att lyfta just nu? En ny produkt? En uppdatering av varumärket med ny logotyp och grafisk profil? Halvårsrapporten? Eller är prio ett att locka nya kunder?
  • Vilken är målgruppen? Fundera över egenskaper hos era tilltänkta besökare. Det är det första steget till eventets utformning.

Planera planera planera

När syftet är fastställt är det dags att börja planera, både strategiskt och operativt. Den strategiska planen ska innehålla riktlinjer och slutgiltigt mål med eventet. Den operativa planen anger hur, när och av vem allt ska genomföras. Den senare kommer under resans gång att behöva revideras och anpassas. Nyckeln för att alla dela ska fungera: kommunikation mellan alla inblandade.

Vem gör vad?

Fundera över eventets delar och hur de ska kommuniceras. Vem ska säga vad? Vilken typ av inbjudan ska ni ha? Ska ni annonsera? Ska det göras något nyhetsbrev eller veckobrev? Vem ska välkomna? Ska det hållas något tal?  Dela ut arbetsuppgifter tidigt och lyssna noga – stämmer allas planering in i det gemensamma konceptet? Kom överens om vem som är ytterst ansvarig. Gör sedan en rangordning för vem som kommer på tur och i vilken roll. Och glöm inte att utse en kontaktperson som gästerna kan kontakta innan, under och efter eventet!

Körschema

Här ska det framgå vilka som är ansvariga för vad och när och hur de ska agera. Här finns också alla tidsangivelser, även om de med stor sannolikhet inte kommer att hålla fullt ut. Därför är det också viktigt att vara förberedd på detta.

 

Är lokal och tillstånd klara?

Boka lokalen lång tid i förväg och var realistisk. Den får varken vara för liten eller för stor. Beroende på eventets storlek kan det finnas olika krav på tillstånd. Kolla upp om lokalen har den brandklassning som krävs. Måste ni skaffa tillstånd från räddningstjänsten? Krävs polistillstånd? Behöver ni göra något åt trafiksituationen utanför?

Bjud in och påminn

När? Två månader i förväg är inte för tidigt. Två veckor är på tok för sent. Var ute i god tid så att gästerna hinner boka in eventet i kalendern. De måste få reda på allt som förväntas av dem redan i inbjudan. Hur mycket ska de betala och vad ingår? Finns det någon klädkod? Ska de förbereda för en presentation av sig själva eller det företag de representerar? Se också till att en påminnelse går ut veckorna innan eventet. 

Och glöm inte programmet!

Dina gäster vill veta vilka tider som gäller. Gör ett program med de viktigaste hållpunkterna. Kom ihåg att de tider som du anger där är viktigast att hålla. Det är en bra idé att skicka med programmet redan i inbjudan.

Under eventet

Mat och dryck – är det så viktigt?

Ja! Maten är för vissa inbjudna det allra viktigaste. Och låt dem inte vänta för länge. Servera på utsatt tid och ha koll på hur du serverar dryckerna. Naturligtvis måste du alltid erbjuda alkoholfria alternativ. Många tar bilen när de går på företagsevent. Erbjud alkoholfri dryck som känns påkostad och fin.

Låt din kund känna sig trygg med sina val

Det är inte alltid så lätt för den inbjudne att själv bestämma om han eller hon ska gå på eventet. Det kan hända att denna begränsas av vad andra tycker eller bestämmer. Du förenklar för den inbjudna om du även bjuder in chefen eller respektive. Då slipper den inbjudne själv ta detta beslut. Dessutom får du större möjlighet att påverka den som verkligen bestämmer i slutändan.

Ägna alla dina besökare uppmärksamhet

Detta är inte lätt – du är förmodligen stressad, nervös och fokuserad på att allt ska flyta på. Men undvik tunnelseende! Försök varva ner. Ta dig tid att prata lugnt och värdigt med alla dina besökare. Titta dem i ögonen. Få dem att känna sig sedda och välkomna.

Efter eventet

Hur gick det egentligen?

Det kan du bara ta reda på genom att mäta resultatet. Gör det gärna vid flera olika tillfällen. Det gör det lättare att pricka rätt och skräddarsy marknadsföringen nästa gång. Hur och när mäter man resultatet av sitt event? Tycker du att det känns påfluget att be dina besökare om feedback? Känn inte så. Du har bjudit dina kunder på mat, dryck och underhållning. Nu är det dags för dem att bjuda tillbaka med sina tankar och sina åsikter.

 

Uppmärksamma gästerna även efteråt

Resultatet av era ansträngningar visar sig efter eventet. Det är då affärer görs och snackisar går. Uppmärksamma deltagarna även efteråt. Skicka ett kort till dem där du tackar för deras deltagande, eller bjud dem till samma event nästa år. Gör något som får dem att känna sig uppmärksammade. Med vårt eventverktyg Magnet får du hjälp med allt från inbjudningar och biljettförsäljning till incheckning av deltagare och betallösningar.

SKAPA DITT EVENT NU!

Få våra smarta tips och öka din kunskap om nyhetsbrev, enkäter och evenemang via vårt nyhetsbrev. Nyhetsbrevet utkommer med ca 10 nummer om året och vi lämnar naturligtvis inte ut din adress till någon och skickar inget annat än nyhetsbrev från oss till dig. Genom att prenumerera samtycker du till att vi använder din e-postadress till att skicka våra kunskapsbrev till dig. Mycket nöje!

Lämna följande fält tomt
LÄS MER

Inbjudan, planering & hantering av event

Planera & hantera event online

Du har hittat det. Det ultimata verktyget för inbjudan, planering och hantering av event. Magnet assisterar dig med struktur och smarta funktioner, samtidigt som det är enkelt att använda. Hantera alla delar och faser kring ditt event genom att logga in i Magnet online.

För alla former av event

Dra nytta av systemet för att planera, marknadsföra och hantera event oavsett om du är professionell eventplanerare, planerar företagsevent emellanåt eller står i färd att anordna ett gratisevenemang.

Behöver du skicka ut inbjudningar och ordna ett anmälningssystem till ett kostnadsfritt event är det gratis att använda vår tjänst. Vill du sälja biljetter hittar du ett flexibelt system för biljettförsäljningi Magnet, och en rad betalningslösningar att ansluta till.

Komplett eventhantering

För din eventhantering inklusive marknadsföring har du en stabil uppbackning av smarta funktioner. Vilket är tidsbesparande när du strävar efter att få så många deltagare som möjligt till evenemanget.

Hantera allt från att skriva ut namnbrickor till att kommunicera ut viktiga uppdateringar via SMS och checka in gästerna vid ankomst. Allt med hjälp av samma mjukvara.

När evenemanget är över har du tillgång till relevant data, som statistik. Och dessutom möjligheten att enkelt genomföra en uppföljning av deltagarnas upplevelse.

Olika typer av biljetter

Erbjud Early-Bird-biljetter, rabatter och rabattkoder för en eller flera biljetter. Tidsinställ biljetter och lägg till produkter till paketerbjudanden som entré plus T-shirt. Du kan också erbjuda väntelista om det blir slutsålt.

App för incheckning till event

Genom att använda appen för incheckning vid ingången till ditt event får du koll på vilka och hur många deltagare som är på plats.

Välj betalningslösning

Välj vilka betalningsalternativ du vill erbjuda vid varje event, och ställ in primär betalningsmetod om du föredrar ett alternativ.

Visa och Mastercard, Swish, Payex, Payson, Billogram, Egen fakturering.

Olika momssatser

Administrationsgränsnitt för försäljning, intäkter varav moms, kvitton, rapporter.

Sprid, marknadsför och sälj fler biljetter

Create your own event page with individual event URL, retrieve automatic map, add videos or pictures, embed on website.

Send invites, share on social media, send SMS.

Följ upp försäljning och ordrar

Finns biljetter kvar för försäljning? Titta närmare på ordrar, antal deltagare och vilka som checkat in.

Tracking

Facebook pixel och LinkedIN.

Dags att skapa ett event?

Passa på att prova Magnet; registrera dig utan kostnad och börja utforska. När du skapat ett konto får du tillgång till vårt hjälpcenter med vanliga frågor och svar, vägledning och tips. Vill du sälja biljetter och funderar på vad det kan kosta? Här ser du våra priser för dig som tar betalt av deltagarna. Kika också gärna på vad våra kunder har att säga om verktyget.

Knapp: Skapa event

Från hjärtat av event & digital marknadsföring – blogg & nyhetsbrev

Få koll och håll dig uppdaterad inom event och digital marknadsföring. Ta del av bra tips, checklistor och relevant läsning på vår bloggoch via vårt nyhetsbrev (registrera dig här på sidan). Är det något speciellt du skulle vilja att vi tar upp; tveka inte att höra av dig med ditt önskemål.

Varmt välkommen till Magnet!