Så lyckas du med ditt event: Del 3

Vad ska du förmedla med ditt event?

Eventet handlar i grund och botten om att du ska kommunicera något. För att du ska kunna kommunicera effektivt så måste budskapet vara tydligt och klart. Allra bäst blir kommunikationen om alla detaljer i ditt event genomsyras av detta budskap. Du har allra störst chans att lyckas med detta genom att ge ditt event ett särskilt tema eller ett koncept.

Men vad är skillnaden mellan tema och koncept? I boken ”Event – hur svårt kan det va?” utgiven av byrån Inspiration beskrivs det ungefär på följande vis: Ett tema är eventets utanpåverk, vitt, New York, cowboy eller 70-tal. Konceptet däremot är byggt på företagets strategier: vision, mission och värderingar. Konceptet ska hålla över tid och fungera i all slags kommunikation.

Medan ett tema kan vara något som man gör av rent underhållningssyfte eller för att ha roligt, så är konceptet ett mer långsiktigt sätt att arbeta. Ett tema kräver inte någon större tankeverksamhet eller planering. Men det gör konceptet. Vi kommer därför att koncentrera oss på det sistnämnda här. Konceptet ska återspegla den ni är och uttrycka ditt företags värden och värderingar. Konceptet ska vara något som gör ditt företag unikt i förhållande till era konkurrenter.

Var noga med att ta god tid på dig när du ska fundera ut konceptet för ditt event. Här nedan finns tre punkter som kan vara värda att ta i beaktande i din planering.

• Vad står vi för? Vad är det övergripande budskapet som ditt företag står för? Vad är det ditt varumärke lovar? Vad är det för känsla det ska ge? Vilken typ av tilltal är det som är typiskt för just ditt företag?
• Vad behöver vi förmedla just nu? Vad är det för specifikt budskap som ditt företag behöver förmedla för stunden? Finns det något som är extra aktuellt? Handlar det om att kommunicera innebörden av den nya grafiska profilen? Är det senaste halvårsrapporten som ska firas? Är det en ny produkt som ska ut på marknaden?
• Vem är målgruppen? Vad vilken typ av kunder/medarbetare/intressenter har du? Är de konservativa? Är de nyfikna? Vilket tilltal känner sig denna målgrupp trygg med?

Om ni har dessa tre frågor i åtanke vid alla er planering och under era möten så kommer ni att ha lättare att hålla er på rätt spår i er planering

Lev som ni lär

Var också noga med att alla är med på tåget när ni planerar. Detta kan inte nog understrykas. Att företaget verkligen lever sitt varumärke är viktigt för er egen arbetsmoral och för att lyckas långsiktigt. Får man inte med sig sina medarbetare i både tanke och handling när man planerar sitt koncept så är risken stor att projektet urartar i något led. Du undviker detta bäst genom att hela tiden förankra allt arbete hos dem du genomför eventet. Det gäller verkligen alla. Från restaurangchefen till smörgåsnissen. Från hotelldirektören till piccolon. Från generalen till malajen… och så vidare.

Först det övergripande – gå sedan ner i detalj

När du, tillsammans med din arbetsgrupp, har identifierat och besvarat punkterna ovan så är det dags att börja planera eventet mer i detalj. Planeringen får gärna likna den man gör i en regelrätt kommunikationsplan. Dela upp planen i en övergripande strategisk del och en operativ del. I den strategiska planen ställer du upp riktlinjerna för vad eventet ska leda till, vilka övergripande mål man har hur man når dem. I den operativa så beskriver man mer i detalj hur allting ska skötas, vid vilken tid och av vem. Den operativa delen ska vara ett levande dokument som hela tiden kan komma att behöva omarbetas och korrigeras under resans gång. Och här, som överallt annars, så är det viktigt att alla förändringar kommuniceras till alla inblandade. Förankring är nyckelordet.

Alla i projektet ska dra åt samma håll

Fundera över eventets alla delar och hur de ska kommuniceras vid varje givet tillfälle. Vem ska säga vad och vad ska sägas. Hur ska man bjuda in? Hur ska man annonsera? Ska det göras något nyhetsbrev eller veckobrev. Vem ska välkomna? Ska det hållas något tal? Notera allt detta på ett tidigt stadium och dela ut arbetsuppgifterna tidigt. De inblandade personerna måste få tid att planera i god tid för att deras insats i så stor utsträckning som möjligt ska passa in i ert koncept. Samla gruppen med jämna mellanrum för att få feedback och för att koordinera alla insatser. Lyssna noga på alla – stämmer deras planering in i det gemensamma konceptet?