Magnet
– verktyget för att skapa seminarier, föreläsningar och seminarieverksamhet

Prova Magnet gratis!
Du förbinder dig inte till någonting. Inga kortuppgifter behövs. Endast två steg för att skapa kontot. Det är allt, mycket nöje!

Så lyckas du med ditt event: Del 5

Vi beskrev tidigare att du aldrig kan vara helt säker på hur många som kommer att dyka upp på ditt event. Kanske kommer bara en bråkdel av alla inbjudna. Eller tvärtom, kanske kommer det dubbelt så många som du bjöd in.

Var flexibel för förändringar

Under alla omständigheter ska du vara förberedd på det värsta. Om du till exempel ska hålla ett tal för dina deltagare så kan själva tonen i talet vara annorlunda beroende på hur många som lyssnar. Om det bara kommer fem personer på ditt event så är det kanske inte nödvändigt att stå på ett podium och eller koppla upp mikrofonen till högtalaranläggningen. Då kanske det är bättre att alla sätter sig runt ett bord och att du står vid sidan av. Eller kanske att alla förblir stående under talet.

 

Kommer det å andra sidan många fler än du hade förväntat dig så kan det vara lämpligt att ha planerat för en större åhörarsal. Har du möjlighet så kan du boka en större sal på din egen arbetsplats. Annars kan du i förväg ringa och höra vilka lokaler som man med kort varsel kan boka in sig på om det skulle behövas.

 

Själva talet i sig kan också behöva skrivas om. Ett tal om hålls inför fem personer kan kännas högtravande om det är skrivet att hållas till en hel nation. (Nåja, detta är ytterligheter, men principen är densamma).

 

Förbered därför gärna ett par olika tal beroende på hur stämningen känns och hur många som kommer.

 

Detsamma gäller maten och drycken. Du bör alltid boka mer mat än vad du tror kommer att gå åt. Detta för att undvika den irritation som uppstår då maten tar slut. Men om det kommer alldeles förskräckligt mycket folk så bör du åtminstone fundera på hur du skulle hantera även den situationen. Finns det någon pizzeria i närheten där man snabbt kan hämta mat för att mätta även de oinbjudna gästerna? En nödlösning kanske, men du visar ändå din goda vilja.

Låt din kund känna sig trygg med sina val

Det är inte alltid så lätt för den inbjudne att själv bestämma om han eller hon ska gå på eventet. Det kan hända att denna begränsas av vad andra tycker eller bestämmer. Kanske är den inbjudne tvungen att be sin chef om lov för att få gå på eventet? Kanske måste den inbjudne fråga sin respektive om lov?

 

Du förenklar detta beslut avsevärt om du även bjuder in chefen eller den inbjudnes respektive. Då slipper den inbjudne själv ta detta beslut. Dessutom får du större möjlighet att påverka den som verkligen bestämmer i slutändan.

Ägna alla dina besökare uppmärksamhet

Detta är inte lätt, det ska medges. Framförallt inte i den situation du befinner dig i. Du är förmodligen stressad, nervös och mycket fokuserad på att allt ska flyta på ordentligt under ditt event. Det är lätt att få tunnelseende i en sådan situation. När man är stressad är det lätt hänt att man upplevs arrogant eller ouppmärksam att man försöker göra allt för att undvika detta.

 

Men försök ändå att varva ner när du är värd för eventet. Ta det lugnt. Andas. Försök att prata lugnt och värdigt med alla dina besökare. Titta dem i ögonen. Låt dem känna sig uppmärksammade och välkomna. Försök att ge alla en liten bit av uppmärksamhet.

Besök andra event för att lära dig mer

Det är som sagt inte alltid så lätt att lyckas med eventet när man inte är van. Just det sociala spelet under eventets gång är nog det allra svåraste att lyckas med till hundra procent. Men för varje gång du arrangerar ett event så lär du dig av dina misstag.

 

Ett mycket bra sätt att lära dig hur du beter dig på event är att faktiskt besöka andra event. Ta alla chanser att boka in dig själv på de event du blir bjuden på. Det är en utomordentligt bra möjlighet för dig att studera det perfekta eventets alla hemligheter.

 

Vilken del av eventet kändes extra ”magisk”? Vad gjorde att talet blev så bra? Gav dekoren upphov till en speciell känsla? Hur behandlade värdarna sina besökare? Notera gärna allt detta i en anteckningsbok.

 

Och ju mer du lär dig, desto mer inser du att inget event är perfekt. Du kommer hela tiden att upptäcka saker som kan förbättras och göras om. Och denna kunskap tar du med dig när du själv ska genomföra ditt event.

Prova Magnet gratis!

Du förbinder dig inte till någonting.
Inga kortuppgifter behövs.

"Magnet är smidigt och enkelt att hantera. Att våra medlemmar kan anmäla, eller avanmäla sig till event gör att vi på ett smidigt sätt kan administrera våra deltagarlistor. Jag ser bara fördelar."
Francesca O´Brien Apelgren, vd
Sveriges Marknadsförbund
Francesca O´Brien Apelgren, vd, Sveriges Marknadsförbund

Läsvärt från bloggen

7 smarta satsningar för dig som event manager inför eventåret

7 smarta satsningar för dig som event manager inför eventåret

För att rusta dig i rollen som event manager har vi satt ihop en lista med några av de smartaste satsningarna inför eventåret. Även om nästa årsskifte skulle vara en bit bort när du snubblar över den här artikeln – ta det som ett tillfälle för nya tag.

Klas Hallberg om seriöst hångel på konferens

Klas Hallberg om seriöst hångel på konferens

I böcker och på scen använder han sig av hånglet som metafor. Att hångla är att närvara fullt ut och engagera sig i sina medmänniskor. Att våga mera och uppleva livet med större intensitet. Han reflekterar också kring vad som egentligen är seriöst. Magnet har fått Klas Hallberg på tråden och här slår vi ett slag för seriöst hångel på konferens. Följ checklistan om du är intresserad av att få till det.

Därför behöver vi träffas: Kommunikation, samverkan & hälsa

Därför behöver vi träffas: Kommunikation, samverkan & hälsa

Du som är involverad i en förening eller affärsverksamhet kan sannolikt vittna om hur dagens digitala förbindelser underlättar er kommunikation och samverkan. Ni behöver kanske knappt träffas? Skjut er inte i foten genom att rationalisera bort fysiska möten. En medveten mötesstrategi kan ge den balans som är avgörande för hur individerna, gruppen och verksamheten mår. Vi behöver nämligen träffas också.