Organisera event – 10 tips för att ha full koll på läget

Det är mycket att hålla reda på när man ska arrangera ett event. Därför är en ordentlig struktur och planering ett måste. Vårt verktyg Magnet är skapat för att hjälpa eventplanerare att lyckas. Med Magnet blir det smidigt, enkelt och kul att organisera event.

Testa vårt verktyg Magnet idag och läs den här artikeln för att få tips som fungerar!

Skapa en eventplan

En välgjord eventplan har även med en realistisk budget och en utarbetad marknadsplan. Med en budget vet du vad du har att arbeta med när du planerar. Detta ökar chanserna för att ditt evenemang går enligt plan. Marknadsplanen gör att du på bästa sätt kan få ut nyheten om ditt event till rätt målgrupp. Ett event med en eller två närvarande är inte mycket till event, därför är marknadsföringen en mycket viktig del av arrangerandet. En eventplan med alla dess delar ger helt enkelt ditt event en stabil grund att stå på.

Vill du veta hur du fixar en eventplan? Läs vår artikel Planera event med stil.

Gör upp en tidslinje

Vilket datum ska eventet äga rum? Och hur mycket behöver fixas innan dess? Gör upp en tidslinje för att ha koll på att allt blir gjort i god tid. Sätter du inga deadlines finns risken att vissa saker bara inte blir gjorda. Men med en tidslinje vet alla involverade hur ni ligger till tidsmässigt. Ha gärna tidslinjen synlig så att alla i ditt team hela tiden kan se vad som ska göras och när. Visuella saker är ofta lättare att ta till sig.

Ha ett körschema

Ett körschema är perfekt för att skapa mer struktur. Då vet alla involverade hur allt kommer att gå till under evenemanget. När alla delar är organiserade blir det lättare att hålla tider och följa visionen. Körschemat kommer att skapa lugn, inte bara för dig som eventplanerare, utan även för alla andra involverade.

Se dock till att alla är med på att saker och ting kan gå snett när det väl gäller. Gör alla beredda på att de kan tvingas fatta snabba beslut och ändra på saker i sista minuten. Ett körschema innebär inte att man är skyddad från att oförutsedda problem dyker upp. Lägg därför en bra grund genom att öka teamkänslan.

Kör ett genrep

Med repetition och övning kommer allt att rulla på mycket bättre. Kör ett genrep eller två med alla som arrangerar eventet. Gå igenom vad som kommer att ske steg för steg och se till att det inte finns några frågetecken. Efter genrepet ska alla mer eller mindre ha stenkoll på schemat.

För dig som arrangerar blir det här också ett perfekt tillfälle att se om det är något som har missats eller om det är någon del av evenemanget som inte fungerar så bra i praktiken.

Tilldela roller

Se till att du har tillräckligt med anställda för att utföra arbetet. Ge därefter alla olika roller och sätt ett antal gruppledare som extra ansvariga för vissa områden. Kontrollera att alla vet hur de ska utföra sina arbetsuppgifter och vad som förväntas av dem. Med tydlig kommunikation och klarhet i allas roller, fungerar samarbetet väsentligt mycket bättre.

Fixa snygga uniformer

Ordna med schyssta uniformer för alla som arrangerar. På så sätt sticker ni ut ifrån mängden under eventet och gör det lättare för såväl kollegor som gäster att identifiera er. Det ger även en enhetlig och proffsig känsla till ditt evenemang. Välj kläder noggrant och tänk igenom vilket typ av intryck du vill ge. Se till att uniformen matchar stilen på eventet.

Dela din vision

När du har skapat en eventplan har du en tydlig vision för ditt event. Se till att denna vision blir lika tydlig för alla involverade som den är för dig. Sätt gärna upp en mood board där alla som är med och arrangerar kan se den. Använd dig av talande bilder som visar på stämning, stil och känsla. Den här kan alla involverade sedan gå tillbaka till när de kan behöva fatta snabba beslut. Det blir ett enkelt sätt för alla att snabbt kolla om något passar med visionen.

Använd ett verktyg för event

Förenkla organiserandet med ett verktyg för event. Med Magnet, vår eventplattform, får du allt du behöver på ett och samma ställe. Skicka inbjudningar, hantera biljett- och betalningslösningar, skapa en registreringssida, administrera kölistor, få djupgående analyser och data, och mycket mer. Du får en enkel överblick över allihopa online. Magnet fungerar dessutom lika bra för digitala event som för fysiska.

Ge gästerna tillräckligt med info

För att ditt evenemang ska flyta på smidigt, se till att alla gäster får den information som de behöver. Det här gäller både under själva eventet och innan. Innan eventet kan du informera deltagarna genom deras inbjudan till eventet, ett mail eller via sociala medier. Under eventet kan det istället handla om att ansvariga välkomnar och informerar gästerna, eller att alla får ett program med relevant info. Oavsett hur du väljer att göra, så är det viktigt att gästerna känner sig informerade och omhändertagna.

Skapa en plan B

Ibland blir det inte riktigt som man hade tänkt. Och då är det bra att ha en plan B att ta till. Fundera på vad som skulle kunna gå snett och förbered hur man ska agera om det inträffar. Kan oförutsedda förseningar av leveranser skapa problem? Vad gör man om maten tar slut? Det är bra att vara realistisk och planera framåt. För lite större event med mer på spel är en plan B speciellt viktig.

Kom igång med Magnet idag

Vad väntar du på? Magnet gör en eventplanerares liv betydligt enklare. Vi bakom kulisserna på Magnet arbetar konstant med att förbättra vår plattform. För att hela tiden ha kundupplevelsen på topp justerar vi efter våra användares feedback och åsikter. Bli en i gänget av alla Magnets användare. Att organisera ett event ska vara roligt.

Testa Magnet idag och upplev ett enkelt sätt att organisera ett event på!

*****************

Läs vår eventguide för ytterligare hjälp med hur du skapar ett riktigt lyckat event!