Magnet
– verktyget för att skapa seminarier, föreläsningar och seminarieverksamhet

Prova Magnet gratis!
Du förbinder dig inte till någonting. Inga kortuppgifter behövs. Endast två steg för att skapa kontot. Det är allt, mycket nöje!
checklista med tips event

Anordna event – checklista med tips

Du som ska anordna event har här en checklista med tips för alla moment.

Inget event är det andra likt och några av punkterna kan du kanske stryka. Men tänk gärna efter före. Kanske tänker du att det interna företagseventet är det ju bara att kalla till. Men nog blir också den typen av evenemang mer lyckat med tydlig kommunikation och tilltalande budskap innan?   

Planering och förberedelser inför eventet

Identifiera syftet

Fråga först och främst dig själv varför du ska anordna eventet, och sammanfatta målet med aktiviteten. Innan du inleder planeringsarbetet inför ett event ska du alltså se till att ha formulerat ett tydligt syfte. 

Syftet vid ett företagsevent kan exempelvis vara att sälja fler produkter, skaffa fler kunder, bygga varumärke eller nätverk. Slå fast KPI:er (nyckeltal) för att mäta resultatet och optimera på så sätt evenemanget från första början.

Utforska målgruppen

Vilken din målgrupp är, går hand i hand med vilket syfte du har med ditt event. Definiera målgruppen och ta reda på så mycket som möjligt om den. Utforma ditt event för din målgrupp!

Positionera eventet

Positioneringen av eventet är en avgörande faktor för din biljettförsäljning. Eventet handlar i de flesta fall om att du ska kommunicera något, och för att denna kommunikation ska bli tydlig måste budskapet vara väl genomarbetat. Utgå ifrån ert varumärke, vilka löften det innehåller och tillhörande tonalitet. 

Att bestämma koncept för sitt event är första steget eftersom det kommer att styra hela utformningen. Erbjud något unikt och se till att din tillställning sticker ut, inspirerar, väcker nyfikenhet och skiljer sig från övriga event som äger rum; särskilt de som arrangeras under samma tidsperiod.

Vilket värde erbjuder ditt event gästen? Är det kunskap, ren underhållning eller något annat? Var noga med att förmedla vilket  i inbjudan – på så sätt underlättar du beslutsprocessen markant för den potentielle gästen.

Ta fram en operativ plan

Om ni känner er klara med syftet så är det hög tid att börja planera såväl de operativa som de strategiska bitarna. En operativ plan bör innehålla hur, när och av vem allting ska genomföras och det är en plan som bör revideras och anpassas löpande under resans gång. På så sätt säkerställer du att ni driver saker och ting framåt på ett effektivt sätt allteftersom eventet närmar sig. 

Bestäm vilka som är involverade och vilken roll de har från början. Låt en huvudansvarig kommunicera med ansvariga för respektive områden, som i sin tur fördelar uppgifter inom respektive team. Se till att ni får med alla delarna och dela sedan ut arbetsuppgifterna tidigt. Var inkännande och se till att allas planering stämmer överens med det gemensamma konceptet. 

Utse en kontaktperson

Det är viktigt att utse en person som deltagarna kan kontakta med frågor, både inför, under och efter eventet. Det bör vara en person som har övergripande kunskap om hela eventet och inte bara på detaljnivå. Kontaktpersonen ska också vara fullt införstådd med vem som ansvarar för vad, för att kunna vidarebefordra frågorna till rätt person när så behövs.

Gör det underhållande

Glöm aldrig att besökarna i din publik är människor, och människor kommer för att bli underhållna. Skapa roliga inslag till ditt event. Tänk fotoautomater eller skattjakter. Gamifiera mässgolvet. Den här typen av inslag förser folk med en isbrytare för att börja prata med varandra, och bidrar till att skapa en rolig interaktiv atmosfär.

Boka dragplåster

För att dra publik med hjälp av dragplåster bör du sikta högt, inom din budget givetvis. Tänk på vilken typ av talare och artist som skulle tilltala din målgrupp mest. Om du arrangerar en affärskonferens, vilka teman är mest relevanta nu, och vilka är de mest attraktiva föreläsarna som finns tillgängliga för att tala utifrån det aktuella temat? 

Skapa programmet

När du bokat huvudföreläsaren eller huvudartisten är det dags att bestämma hur programordningen ska se ut. De bästa tiderna ska förstås reserveras för dina dragplåster, men därutöver kan du ha paneldebatter och andra programpunkter. För att hantera helheten behöver du sätta ihop ett program som håller deltagarnas intresse uppe. Kom ihåg att ge utrymme för pauser och tid för umgänge där folk får tillfälle att interagera med varandra.

Fixa sponsorer

Bestäm på vilket sätt du vill arbeta med sponsorer. Ska de sponsra ett inslag eller ett coktailmingel på din konferens? Eller kommer du ha ett mässgolv där sponsorer kan betala för att demonstrera sina produkter och tjänster? Fundera på vad som skulle passa för ditt event och börja uppvakta potentiella sponsorer som kan bidra till att finansiera hela skapelsen. 

TIPS: Så får du sponsorer till ditt event

Välj datum

Välj inte bara ett datum på måfå. Undvik dagar när folk tenderar att vara bortresta. Ta hänsyn till målgruppen och förvissa dig om att dessa personer överlag har möjlighet att närvara. Du som ska hålla i en affärskonferens bör stämma av konkurrensen och försäkra dig om att potentiella sponsorer och deltagare inte kommer befinna sig på ett konkurrerande evenemang. 

Hitta en lokal

Lokalen är en viktig faktor, så välj stället för dagen D med omsorg. Var så realistisk som möjligt i lokalfrågan. Den får varken vara för liten eller stor för just ditt event.

Boka datum och slå fast kostnaden i god tid, så du vet hur mycket du behöver ta betalt för biljetterna.

TIPS: Välj den perfekta eventlokalen

Fixa tillstånd

Beroende på eventets storlek så kan det finnas olika krav på tillstånd. Kolla upp detta i tid, och agera när det behövs. Har lokalen den brandklassning som krävs för alla era deltagare? Måste man skaffa tillstånd från räddningstjänsten? Krävs polistillstånd? Behöver man göra något åt trafiksituationen utanför lokalen? Vad krävs för tillstånd där? 

Ta fram ett körschema

På körschemat ska det framgå vilka som är ansvariga för vad, och när och hur de ska agera. Schemat ska innehålla alla tidsangivelser, men kom ihåg att de med stor sannolikhet inte kommer att hålla fullt ut – och var förberedd på detta.

Ta höjd för trubbel

Innan det är dags för ditt event – gå igenom tänkbara problem och oönskade händelser som kan uppstå, och bestäm hur dessa ska hanteras. Ett exempel är ett nummer till närmaste pizzeria om det dyker upp fler gäster än planerat och maten skulle ta slut. 

Få skyltning på plats

Ordna skyltningen till lokalen i god tid. Be gärna någon att prova följa skyltningen för att säkerställa att den fungerar.

Ordna mat & dryck

Boka tidigt en leverantör som ni vet är pålitlig och som kan vara flexibel vad gäller tidpunkter. Maten får inte bli den misslyckade del som alla pratar om i efterhand. Kom ihåg att cateringverksamheter ofta är uppbokade lång tid i förväg (särskilt de pålitliga).

Försäkra dig om att alternativa rätter som veganskt och glutenfritt håller samma nivå som de ordinarie rätterna. När det gäller dryck behöver du se till att det finns alkoholfria alternativ att erbjuda, gärna sådana som känns påkostade och fina.

Förbered en bra presentation

Hur ska eventet inledas? Ofta sker det med någon form av presentation. Förbered intressant och relevant innehåll, och håll presentationen lagom lång med lagom mycket information för tillfället och tidpunkten. 

TIPS: Så planerar & genomför du en bra presentation på ditt event

Kör ett genrep

Sammankalla alla inblandade dagen före eventet. Simulera sedan dagen i sammandrag och försök att följa ert körschema. Under hela denna repetition ska ni vara medvetna om att tiderna kan komma att förändras under dagen. Se till att planera för en ”plan B” om tiderna inte håller. Låt alla komma med synpunkter på vad de tycker fungerar bra respektive dåligt. Justera därpå schemat och/eller enskilda punkter om det krävs.

Marknadsföring & kommunikation inför eventet

Ta fram program

Eventdeltagare vill oftast ha ett program att följa. De vill veta vilka tider som gäller. Gör ett program med de viktigaste hållpunkterna. Detta ska förstås inte vara lika detaljerat som det interna körschemat, utan lyfta själva huvuddragen i arrangemanget. Kom ihåg att de tider som du anger där är viktigast att hålla. Detta program får gärna följa med den inbjudan du skickar.

Skicka ut inbjudan

Se till att skicka ut din inbjudan i tid för att så många som möjligt av de inbjudna kommer på eventet. Två månader innan är ofta rimligt. Gör den målgruppsanpassad och tilltalande, och se till tydligt kommunicera plats, tid, vad det bjuds på och kontaktuppgifter. Även om vi lever i GPS-åldern så är många människor fortfarande beroende av vägbeskrivning, kartor och skyltar. Bifoga en mindre vägbeskrivning eller karta i din inbjudan. 

Dessutom bör du se till att redan i inbjudan låta gästerna förstå vad som förväntas av dem. Hur mycket kostar det, och vad ingår i priset? Finns det någon klädkod att förhålla sig till? Bör de förbereda någon presentation om sig själva eller sitt företag? 

Allt som underlättar för gästen.
TIPS: En inbjudande inbjudan till ditt event

Skicka påminnelse

Skicka ut åtminstone en påminnelse efter det att du har skickat ut inbjudan. Det bör inte vara samma inbjudan en gång till. Det känns tjatigt och kommer att trötta ut mottagaren. Det är bättre att ägna lite tid åt påminnelsen och göra den välkomnande.

Ta fram en marknadsplan

Marknadsföring är nyckeln till att förmå folk att besöka ditt evenemang. Tänk multikanal för att maximera publikantalet. 

Ta fram ett mejl och sprid till personer i ditt nätverk som kan tänkas vara intresserade. Uppmuntra dem att dela vidare till vänner. 

Sociala medier är valutan för deltagarengagemang. Skapa konton i relevanta kanaler och uppdatera dem kontinuerligt. Skapa en hashtagg för ditt event och samtalen omkring det. Använd dessa taggar för att uppmuntra deltagare att dela bilder och uppdateringar om eventet. Se till att att dina dragplåster puffar för ditt event på sina konton, och använder den aktuella hashtaggen. Blås under engagemanget veckovis med diskussionsämnen och uppslag för en kontinuerlig diskussion som skapar en uppladdning.  

Vänd dig till pressen. Rikta in dig mot journalister, bloggare och radiopersonligheter som du tror kan vara intresserade av ditt evenemang. Skicka dem entrépass för att uppmuntra direktrapportering från eventet. Du kan också se till att föreläsare är tillgängliga för intervjuer innan, så att tidig medierapportering kan hjälpa till att sprida budskapet.

Sälj biljetter

När du lagt ner tid och själ på att skapa ditt event måste du fråga dig om det är enkelt och smidigt att anmäla sig och köpa biljetter? Gör biljettköp enkelt och tillgängligt på din sajt. Tänk på att göra din eventsida så visuellt attraktiv som möjligt. Fundera på vilken känsla du vill förmedla med eventet, om det är några särskilda föreläsare, artister eller musiker som du vill uppmärksamma. Gör det gärna via en kombination av text, fotografier och videoklipp.Skapa en sida där besökaren vill stanna och där det är enkelt att navigera sig fram till ett köp.

Skynda på beslutsprocessen med hjälp av tidsbegränsade erbjudanden. Erbjud rabatter som driver på kunden att skynda på sin beslutsprocess. Använd dig av Early Bird-priser om kunden bokar en månad i förväg, ”två för en” under en begränsad tid och andra rabatter med tidsbegränsningar. Ett annat sätt att snabba på beslutsprocessen är att erbjuda lägre priser för den som beställer ett flertal biljetter.

Om du även säljer biljetter i entréen måste du upplysa om detta när evenemanget närmar sig, för att uppmuntra eftersläntrare att dyka upp.

Genomförande av eventet

Servera mat och dryck i rätt tid

Mat och dryck är en viktig del för helhetsupplevelsen. Gästerna ska inte behöva vänta alltför länge. Se till att du serverar maten de tider som du angett i programmet och ha även koll på hur dryckerna serveras.

Se till att kommunicera inom teamet 

Under eventet är det viktigt att kommunikationsvägarna mellan alla ansvariga är goda. I större sammanhang kan det vara mycket smidigt med kommunikationsradio (typ walkie-talkie). Vid mindre sammanhang kan ni istället mötas vid upprepade tillfällen under eventet för att stämma av att allt flyter som det ska.

Ägna alla besökarna uppmärksamhet

Det här är en svår punkt, eftersom du och teamet troligen kommer att ha fullt upp, och vara fokuserade på att allt ska flyta på. Men fastna inte i tunnelseende utan försök att varva ner. Ta er tid att prata lugnt och värdigt med alla besökarna och var noggrann med att titta dem i ögonen. Få varje person att känna sig sedd och välkommen. Det vinner ni mycket på!

Uppmuntra deltagarengagemang

Uppmuntra samtal både online och IRL under själva eventet och efteråt för att hålla deltagarna engagerade.

Uppföljning av eventet

Tacka och välkomna åter

Var noga med att uppmärksamma deltagarna även efteråt. Skicka ett kort till dem där du tackar för deras deltagande, eller bjud dem åter till samma event nästa år. Vad som helst som får dem att känna sig uppmärksammade.

Samla deltagarfeedback

De  som är bäst att vända sig till för att få reda på vad som gick bra och vad som gick mindre bra med ditt event är besökarna. Skicka uppföljningsmejl och be om feedback. Ta fram en enkät som går snabbt och enkelt att besvara. Genom att ta pulsen på ditt event omedelbart efteråt, kan du få färska och insiktsfulla synpunkter på hur du ska genomföra nästa event. 

Utvärdera eventet

Gå igenom alla moment ovan –  planering och förberedelser, marknadsföring och genomförande. 

Utöver deltagarfeedback bör du samla in reflektioner från teamet, liksom medverkande föreläsare eller artister. Titta också på statistik från dina marknadsaktiviteter och biljettförsäljning. Bästa sättet att reda på hur det gick är genom att mäta resultatet. På så vis kommer det att bli lättare att göra rätt val och skräddarsy nästa event till att bli ännu mer lyckat.

*************

På vår sajt, här i bloggen och vårt nyhetsbrev finner du gott om tips kring eventhantering och eventmarknadsföring. och epostmarknadsföring. Läs till exempel Eventmarknadsföring – relationsskapande event.

Prova Magnet gratis!

Du förbinder dig inte till någonting.
Inga kortuppgifter behövs.

"Magnet är smidigt och enkelt att hantera. Att våra medlemmar kan anmäla, eller avanmäla sig till event gör att vi på ett smidigt sätt kan administrera våra deltagarlistor. Jag ser bara fördelar."
Francesca O´Brien Apelgren, vd
Sveriges Marknadsförbund
Francesca O´Brien Apelgren, vd, Sveriges Marknadsförbund

Läsvärt från bloggen

Är hybrideventen här för att stanna?

Är hybrideventen här för att stanna?

Förutom de renodlat digitala eventen blir de så kallade hybrideventen allt vanligare. Vd Peter Berg menar på att den här typen av evenemang troligen kommer att bli norm hos framtidens eventarrangörer. Häng med så får du höra mer.  

Så kan du få inkomst via online-event

Så kan du få inkomst via online-event

Få inkomst på din kompetens som utbildare, föreläsare eller kulturarbetare via online-event. Du använder dig helt enkelt av någon av de online-tjänster som finns för att dela video, och kopplar på vårt eventverktyg Magnet. På så sätt får du full koll på anmälningar och betalningar.

Checklistan är A och O för ett lyckat event

Checklistan är A och O för ett lyckat event

Som eventmakare har man tusentals saker att hålla reda på samtidigt. Det är mycket som ska hända under de få timmar som eventet pågår. Då är det viktigt att alla vet vad man ska göra och i vilken ordning. Därför är en checklista ett måste.