Planera event med stil

Ett lyckat event kräver bra planering. En välgjord planering ger dig alla förutsättningar att lyckas och skapar en stabil grund för hela eventet. Någon typ av eventplan är en nödvändighet för varje event, oavsett om eventet är stort eller litet. När du ska planera event är det viktigt att göra det på ett organiserat och genomtänkt sätt.

Som eventplanerare kan det vara svårt att hålla planeringen så strukturerad och enkel som man skulle vilja. Men vi har skapat ett verktyg som hjälper eventplanerare i sitt arbete!

Testa vårt verktyg idag och planera event utan krångel!

Vad innebär det att planera event?

Eventplanering tar ofta mycket tid och energi. Det är många olika aspekter som man behöver tänka på för att skapa ett event som både fyller sitt syfte och håller deltagarna nöjda. Att skapa en omfattande eventplan kan kännas som en stor uppgift, men det behöver inte bli så överväldigande som det kan vara. Tipsen i den här artikeln och vårt verktyg, kommer att hjälpa dig att hålla koll på allting och lyckas som eventplanerare.

Tips för att planera ett lyckat event:

Ett lyckat event sker inte av sig självt. Att planera ett event kan kännas stressigt, speciellt om du inte har så mycket erfarenhet. Men det finns hjälp att få. Här kommer några tips för eventplanering.

Bestäm mål och syfte för eventet

Bestämda mål gör att alla som är involverade lättare jobbar mot samma sak. Det skapar en enhet och gör att hela arrangerandet kan rulla på. Utan ett tydligt syfte kan eventet lätt hamna på avvägar.

Se till att påminna dig själv och ditt team om eventets mål och syfte genom hela planeringen. Det är en bra idé att ha mål och syfte synligt på arbetsplatsen, exempelvis på en whiteboard.

Besluta om budget

Innan du börjar hela planeringsprocessen är det viktigt att du har koll på vad du har att arbeta med. Bestäm eventets budget tidigt och planera på ett sätt som går i linje med den. Glöm inte, en budget är inte till någon nytta om du inte följer den.

Skapa ett team

Att arrangera event är en stor uppgift för en person, oavsett om evenemanget är stort eller litet. Så om det är möjligt, skaffa några medarbetare. Arrangerandet kommer att bli enklare om du har ett kompetent team som du kan lita på.

Välj datum och plats

Välj datum och plats för ditt event noggrant. Dubbelkolla att det inte är några andra lokala event planerade till det datum du funderar på. Tänk på om majoriteten av gästerna sannolikt kommer att kunna delta. När du jämför lokaler, tänk över ditt events syfte och lokalens läge.

Bestäm eventets tema

Skapa en inbjudande atmosfär som sätter rätt känsla för eventet. Tänk på vilken känsla du vill att gästerna ska få. Vill du att de ska känna sig fulla av energi, fokuserade, avslappnade eller kanske motiverade? Hur du väljer att dekorera lokalen påverkar hur gästerna upplever eventet. Tänk på att temat ska gå hand i hand med eventets syfte.

Skapa en så kallad mood board med inspirerande foton och placera den där alla i teamet kan se den. Det här hjälper alla att ha samma vision när det gäller temat, dekorationer och den övergripande känslan.

Lägg fokus på marknadsföring och sociala medier

Vet ingen om att det äger rum, är det ingen mening med att ha ett event. Så se till att nyheten om ditt evenemang når ut till rätt målgrupp. Använd sociala medier och marknadsför ditt event där med intresseväckande inlägg. Prata med dina vänner om eventet och låt människor sprida nyheten om eventet lokalt.

För att marknadsföra eventet på ett mer organiserat och genomtänkt sätt, skapa en marknadsföringsplan. Fundera på vilket sätt att marknadsföra som är det bästa och vilken plattform som kan hjälpa dig att nå eventets huvudsakliga målgrupp. Sannolikheten att många anmäler sig är väsentligt mycket större om du marknadsför eventet ordentligt. Marknadsföring är själva nyckeln till ett event med många deltagare.

Skapa programmet

Oavsett vad för typ av event du planerar, behöver du något form av program. Och ju mer organiserat det är, desto bättre. Ett välplanerat program underhåller gästerna och gör dem på gott humör. Värdesätt deltagarnas upplevelse av eventet och se till att de är nöjda.

Kontrollera att alla som är involverade i programmet har den information som de behöver. Det är viktigt att de känner sig sedda och omhändertagna.

Organisera roliga inslag

Alla event behöver några roliga inslag. Det kan vara allt från att boka en talare till att skapa spännande tävlingar och ha ett flertal uppträdanden. Det hela beror på vad för typ av event du vill skapa.

Fånga eventet i bilder genom att exempelvis hyra in en professionell fotograf. Foton kommer att hjälpa dig att marknadsföra ditt varumärke och ditt nästa event.

Var originell

Tänk utanför boxen när du skapar eventplanen. Ett unikt event ökar sannolikheten att deltagarna minns ditt event och kan till och med ge ditt event en del publicitet. Skapa ett event som gör att gästerna kommer vilja ta foton och lägga upp på sociala medier.

Vårt verktyg för eventplanering – Kom igång med Magnet

För att göra det hela enklare har vi skapat ett verktyg som gör eventplanering simpelt, organiserat och roligt. Med Magnet har du allt du behöver på ett och samma ställe. Skicka inbjudningar, skapa en registreringssida, hantera olika biljett- och betalningslösningar, få djupgående analyser och data, och mycket mer. Eventplanering har aldrig varit enklare.

Testa vårt verktyg idag och planera ett lyckat event!