Tumregeln för ett lyckat event är framförhållning och god planering. Men det finns också andra bra hjälpmedel när det blivit dags att offentliggöra ett evenemang. Med ett digitalt eventverktyg samlar du enkelt alla funktioner på ett och samma ställe: gästlista, biljettförsäljning, betalningsalternativ, statistik och information om eventet. Bäst genomslagskraft får du genom att skicka ut e-post till dina gäster både före, under och efter eventet.
Innan eventet:
Som med det mesta är ett grundligt förarbete alltid viktigast. Hur man marknadsför sitt event, vilka kanaler man använder och hur de tekniska funktionerna fungerar spelar stor roll för hur ett event kommer att mottas.
- Uppmärksamma gästerna om eventet och få dem tillräckligt intresserade att anmäla sig.
- Bibehåll gästernas intresse och nyfikenhet. Att släppa en rolig nyhet några dagar före eventet är ett bra sätt att öka förväntningarna.
- Underlätta din eventvardag med ett digitalt verktyg för evenemangen. En stor fördel med digitala eventverktyg är att du enkelt håller ordning på alla anmälningar och avbokningar. Utan ett bra bokningssystem kan anmälningar droppa in både via e-post, telefon eller ett eventuellt formulär på webbplatsen. Med hjälp av ett digitalt eventverktyg kan gäster anmäla sig direkt via en länk i e-postmeddelandet. I en app till din mobiltelefon håller du enkelt reda på alla som anmält sig och hur många som tackat nej. Du får dessutom tillgång till mer personlig information om dina gäster när de fyller i intresseanmälan. Det kan vara information om specifik kosthållning, allergier eller var de arbetar.
- Använd alla data för du får in för att personalisera framtida e-postutskick.
Under eventet:
- Man kan fråga sig om det verkligen är nödvändigt att skicka ut e-post samtidigt som eventet pågår. Svaret på frågan är ett självklart ja, om man vill lära känna sina gäster lite bättre och utnyttja fördelen med det.
- När en gäst checkat in på ett event ser man till att hälsa dem välkomna och därefter kan man skicka ut en rolig frågesport eller en give away. Detta gör dina gäster fortsatt engagerade och du får en överblick på vad dina gäster är intresserade av.
- Ju mer du vet om dina gäster, desto mer personaliserade e-postutskick kan du skapa. Hur skulle det till exempel se ut om du skickade ett välkomnande mail till någon som inte ens deltog i eventet?
Efter eventet:
Den sista gästen har lämnat lokalen. Äntligen kan du andas ut! All slit och hårt arbete är över och säcken kan knytas ihop. Men är det verkligen slut på det roliga eller kan kundprocessen fortsätta efter eventets avslut?
- Fråga vad gästerna tyckte! Förmodligen vill du veta vad dina gäster tyckte om arrangemanget och hur de tänkt betygsätta det. Genom att skicka ut e-post någon dag efter eventet kan du passa på att be dina gäster tycka till. I det digitala enkättverktyget kan du sedan samla alla inkommande svar, redovisa dem på olika sätt och föra nyttig statistik över vad som fungerade bra och mindre bra under ditt arrangemang.
- Framtida evenemang! Detta är en process som kan fortsätta långt efter att eventet passerat. Du kan skicka e-post med information om framtida event, kampanjer eller rabatterade anmälningsavgifter till andra arrangemang i din regi.
- Lyft fram annat! Möjligheterna är oändliga. Varför inte göra reklam för andra funktioner på er webbplats som till exempel nyhetsbrev eller en webbshop? En sådan approach stärker inte bara ert varumärke, det ser också till att företaget aldrig faller i glömska.
Sist men inte minst!
Glöm tanken på allt för långa gästlistor och avancerade betalmetoder. Med ett digitalt eventverktyg finns olika sätt att lösa biljettköpet så som färdiga betallösningar och fakturatjänster.
Ett digitalt eventverktyg kan också designas grafiskt efter eget tycke och smak, följa en grafisk profil eller bäddas in på en webbplats. Eventverktyget kan dessutom snabbt och enkelt nås oavsett vilka surfvanor en potentiell gäst har. Tack vare den responsiva designen når du eventverktyget via smartphone, surfplatta eller dator.
