Välj den perfekta eventlokalen – 5 saker du inte får glömma

1. Vad är eventets syfte?

Börja med att tänka på varför eventet arrangeras och vad dess syfte är. Då detta fastställts är det enklare att välja en eventlokal som stöder dina mål. En informell kick-off har ett annat mål än ett PR-event och de behöver således olika slags lokaler.

Tänk på detta:

• För vem och varför ordnas eventet?
• Vad ska gästerna samt du som arrangör få ut av eventet?
• Vad vill du att gästerna ska minnas från eventet?

2. Hur många gäster blir det preliminärt?

Mängden gäster ställer det högsta kravet på eventlokalen. En för stor lokal kan lätt kännas kulen, medan en för liten lokal leder till att alla har det trångt – ingen höjdare det heller.

Tänk på detta:

• Välj hellre en lite för stor lokal än en för liten
• Beakta eventets program: om det är viktigt att alla gäster kan se talet eller framträdandet bör lokalen ha en lämplig bottenplan eller en scen
• Hurdant event är det frågan om? Mingel förutsätter en lokal som är anpassad till naturligt gästflöde medan en middag förutsätter gott om plats både sittande och stående

3. Var vill du ordna eventet?

Avgränsa dina alternativ genom att välja området där du vill ordna ditt event. Event i central stadsmiljö eller kanske i naturen utanför stadens brus? Lokalens läge kan ha stor inverkan på eventets stämning, men också direkt på hur gästerna har möjlighet att delta och därmed deras inställning till din inbjudan.

Tänk på detta:

• Ska det gå att ta sig fram med kollektivtrafik eller ordnar ni egen transport?
• Sök bland lokaler enligt område och boka en enkelt på t.ex. Venuu.se
• Tips: Bokade du en extra tuff lokal för ert event? Varför inte visa försmak av den i er inbjudan för att locka dina gäster!

4. Hur stor är budgeten?

Även budgeten avgränsar dina alternativ på lokaler. Ju mer budgetens ramverk bestämts i förväg, desto enklare är det för dig att veta vad du ska beakta i lokalen. Det är också enklare för lokalen att ge dig en skräddarsydd offert om du kan ange budgeten i förväg.

Tänk på detta:

• Större budget? Då kanske du kan välja en lokal med design-inredning eller ett extra bra ljudsystem
• Striktare budget? Beakta hur fritt lokalen kan piffas upp med dekorationer eller om det är möjligt att ta med egen mat och dryck i stället för lokalens catering

5. Finns det några övriga specialkrav?

Beroende på specifikare krav gällande eventets arrangemang kan vissa lokaler kännas mer optimala än de andra.

Tänk på detta:

• Finns en parkeringsplats vid behov?
• Behöver ni eller cateringen ha tillgång till ett fullt utrustat kök eller en lastkaj?
• Har lokalen utskänkningstillstånd eller får ni servera egna drycker?
• Finns det tillgång till wifi eller annan nödvändig teknisk utrustning?
• Erbjuder lokalen möbler, kärl eller andra tillbehör ni kan behöva?

Denna artikel är skriven i samarbete med Venuu.se, Sveriges största bokningstjänst för lokaler.

Möteslokaler: Stockholm och Göteborg | Festlokaler: Stockholm och Göteborg | Eventlokaler: Stockholm och Göteborg