Arrangera event – 20 tips för framgång

Att arrangera ett lyckat event kräver arbete. För att hjälpa dig i starten har vi gjort en lista med 20 tips på hur du arrangerar ditt första event på bästa sätt. Bana vägen för framgång genom att börja arrangerandet med en planlagd strategi. Och om du spelar dina kort väl, kan du leverera en upplevelse av toppklass, även om det är ditt allra första försök.

Testa vårt verktyg Magnet idag och använd tipsen i artikeln för ett lyckat event!

1. Identifiera syftet

Börja med att fråga dig själv varför du arrangerar eventet. Tänk igenom vilket som är eventets främsta mål och gör en tydlig sammanfattning av det. Genom att identifiera målen för eventet tidigt, kan du planera eventet på ett sätt som går i linje med din strategiska plan. Innan du börjar planera ett event behöver du ha ett tydligt syfte. Utan det kommer du inte kunna skapa en omfattande eventplan.

Glöm inte att införa KPI:er (nyckeltal), så att du kan mäta resultatet och optimera eventet redan från början.

2. Koordinera ditt team

Ett bra event kräver engagemang från många olika håll. Börja med att bestämma vilka som ska vara involverade och vilka roller de ska ha. Det här bidrar till att effektivisera arbetet och gör det enklare för dig att ta in nya medarbetare. Ha någon som ansvarar för att kommunicera med de som är arbetsledare i de olika områdena. Dessa ledare ska i sin tur dela ut arbetsuppgifter inom sitt område. Det här säkerställer att arrangerandet går effektivt framåt i takt med att eventet närmar sig.

3. Hitta en lokal

Själva lokalen är väldigt viktig. Ansträng dig därför för att hitta flera olika potentiella lokaler och välj lokal noggrant. Om du arrangerar en affärskonferens, kolla vad olika hotel och konferenslokaler har att erbjuda. Om du sätter ihop en hantverksmässa, leta efter öppna industrilokaler som är lätta att ta sig till via kollektivtrafik. Boka lokalen och fastställ kostnaden i god tid. På så sätt kommer du veta hur mycket du behöver ta betalt för biljetterna.

4. Välj datum

Välj inte ett datum helt slumpmässigt. Tänk på eventets målgrupp och fundera på sannolikheten att de har möjlighet att närvara vid det aktuella datumet. Om du håller i en affärskonferens, checka så att det inte är några konkurrerande event som hålls vid samma datum.

Undvik högtider när det är sannolikt att människor är ute och reser. (Om inte du planerar och marknadsför en musikfestival som det perfekta sättet att spendera en semester hemma förstås.)

5. Boka attraktioner

Sikta högt, utan att för den skull gå utanför budgeten. Då ser du till att attraktionerna på ditt event drar till sig människor. Fundera på vilka typer av talare eller artister som skulle dra folk allra bäst. Om du ska hålla i en affärskonferens, finns det några omtyckta personligheter som är tillgängliga? Några som din målgrupp skulle uppskatta? Om du ska arrangera ett event för föräldrar, tänk på vilka vardagliga utmaningar de har. Få tag i en expert som kan tackla ämnet proffsigt och underhållande.

6. Skapa programmet

När du har bokat den huvudsakliga talaren eller artisten, är det dags att börja forma själva programmets upplägg. Självklart ska de bästa tiderna i programmet reserveras för dina attraktioner. Utöver dessa kan du ha paneldebatter och andra programdebatter. Lägg fokus på att sätta ihop ett program som håller dina gäster intresserade hela vägen. Men kom ihåg att lämna utrymme i schemat för pauser där människor kan nätverka och socialisera.

7. Få med sponsorer

Bestäm hur du vill arbeta med sponsorer. Ska de sponsra någon speciell del av din affärskonferens eller kanske lite mingel över cocktails? Eller kommer du att ha ett visningsgolv där sponsorer kan betala för att att demonstrera sin produkter och tjänster? Fundera på vad som passar ditt event bäst och börja snacka med potentiella sponsorer som kan bidra till att finansiera showen.

8. Utveckla en marknadsplan

Marknadsföring är nyckeln till att få många att närvara vid ditt event. För att maximera deltagandet, tänk flerkanaligt. Sätt ihop ett mail och skicka ut det till alla i ditt nätverk som kan vara intresserade. Uppmuntra de att sprida det vidare till vänner. Kom ihåg att det är väsentligt att du når ut till ditt events huvudsakliga målgrupp.

Genom att använda kanaler som är relevanta till ditt event, lansera en kampanj på sociala medier. Facebook, LinkedIn, Instagram och Twitter är bra ställen för att nå flera olika typer av målgrupper. För att hålla koll på när det pratas om eventet online, använd en hashtag.

Säkerställ att eventets stjärnor och nyckeldeltagare sprider info om ditt event på sina sociala medier och att de använder relevanta hashtags. Det lönar sig att anstränga sig lite extra med marknadsföringen.

9. Kontakta pressen

Rada upp journalister, bloggare och radio personligheter som du tror kan vara intresserade i ditt event. Skicka inträdeskort till dem för att uppmuntra till direkt rapportering från eventet. Se till att talare är tillgängliga för förhandsintervjuer för att få tidig media rapportering, det kan sprida nyheten om ditt kommande event som en löpeld.

10. Sälj biljetter

När du har lagt tid och energi på att finslipa upplägget av ditt event, undersök om det är enkelt att registrera och köpa biljetter. Använd en smidig process på hemsidan som gör det enkelt att skaffa sig biljetter när som helst. Om du kommer att sälja biljetter vid dörren, annonsera det i förväg när eventet närmar sig. Det kan uppmuntra sådana som är tveksamma.

11. Ha event ambassadörer

Överväg att utse ett team med event ambassadörer. Tilldela specifika områden där ambassadörerna ska vara stationerade. Se till att utrusta de med svar på förväntade frågor från gästerna. Klä dina ambassadörer i koordinerad klädsel med namnbrickor som sticker ut i mängden.

Be ambassadörer att stå vid entrén och välkomna varje gäst. Ett leende och en trevlig hälsning kommer man långt med. De bör också peka ut viktiga platser, såsom reception och badrum. När det gäller småskaliga event kan ambassadörer ansvara för att underlätta vid introduktioner mellan gäster. På så sätt får man med även de lite mer blyga gästerna.

12. Erbjud VIP parkering eller upphämtning för talare och artister

Se till att dina talare och artister får den omsorg de behöver för att komma fram till eventet säkert och bekvämt. Planera så att de som ska uppträda eller vara en del av programmet på något sätt, kommer fram i god tid enligt schema.

Speciellt viktigt är det om de reser en längre sträcka. Fråga om de vill bli upphämtade på flygplatsen eller någonstans i stan. Om de tar sig till lokalen på egen hand, reservera en VIP parkeringsplats åt dem som är enkel att ta sig till. Utse någon som hjälper de att lasta ur sina saker och komma i ordning på platsen.

13. Välj blommor och dekorationer

Skapa en trevlig atmosfär med en attraktiv omgivning genom några väl utvalda dekorationer – några få smakfulla inslag räcker långt för att liva upp en annars medelmåttig lokal. Några välplacerade vaser med färgglada och fräscha blommor omvandlar ett stelt konferensrum eller en steril hall till en inbjudande plats.

14. Förbered namnbrickor

Hjälp dina deltagare att hälsa på varandra genom att förbereda tydliga, lättlästa namnbrickor. Se till att deltagarna och ditt team av eventplanerare har sina namnbrickor synliga. Många människor har svårt med att komma ihåg namn – så lämna de inte i sticket! Möjligheten att tilltala någon vid namn är en smidig isbrytare, och det gör dessutom att man lyckas undvika det pinsamma, ”har vi träffats förut?”.

15. Servera mat och dryck

Ha med i beräkningen vilken tid eventet äger rum när du bestämmer vad för typ och hur mycket mat det ska erbjudas. Kommer gästerna komma till eventet med magarna fulla av lunch eller kommer de vara utsvultna efter en lång dag av arbete?

Fundera på hur du ska göra det möjligt för gästerna att bekvämt äta de snacks eller godsaker som erbjuds. Ska de ta lite plock när de står mitt i en konversation, eller behövs det stolar och bord för en ordentlig middag? Kommer det erbjudas flera olika rätter eller några blandade alternativ? Det finns oändligt med möjligheter, så se till att du har en välplanerad meny för eventet.

16. Arrangera grupper med sittplatser och bord för drinkar

Skapa en bra planlösning för lokalen och använd den för att organisera bekväma platser för människor att samlas i små grupper. Placera bord där människor kan ställa ner en tallrik, drink eller bärbar dator. Se till att det finns gott om sittplatser för äldre eller handikappade deltagare. Iakta det naturliga flödet mellan de här sociala områdena och håll vägarna till toaletter och utgångar fria från hinder.

17. Meddela om dörrpriser, lotterier och dragningar

Alla gillar chansen att vinna ett pris eller få en gåva. Skapa spänning vid ditt evenemang genom att meddela om dörrpriser, lotterier och andra dragningar. Planera dessa meddelanden strategiskt för att engagera deltagarna och hålla dem fokuserade när de annars skulle kunna tappa intresset. Spara finalpriset till slutet av ditt program för att få deltagarna att stanna kvar till den stora finalen.

18. Ha korgar med behövligheter

Placera några trevliga korgar på toaletterna med små saker som gästerna kan tänkas behöva. Speciellt viktigt är det här för längre eller mer formella event. Det kan handla om hygienprodukter, praktiska sömnadskit med reservknappar eller en lite lyxig handkräm.

Människor gillar att känna sig bortskämda och omhändertagna, och sådan korg kan dessutom rädda en och annan individ som hamnat i lite knipa. Och du skulle inte vara den första eventplaneraren som själv behöver ett av dessa praktiska föremål mitt under eventet!

19. Hyr ett fotobås eller boka en professionell fotograf

Ett fotobås är ett roligt inslag på ett lättsamt event och en fotograf gör sociala event extra glamorösa och minnesvärda. För mindre event, be din fotograf ta minst ett foto av varje enskild närvarande. Ingen vill bläddra igenom eventfotona efteråt och inte se sig själv i ett enda av dem.

20. Gör goodiebags

Goodiebags gör alla glada. Ge deltagarna något extra att le åt när de lämnar eventet. Det gör dessutom att de har något att minnas eventet med. En goodiebag kan innehålla roliga och snygga saker, men också praktiska föremål såsom ett kort med instruktioner för att komma åt eventsfoton, presentationsbilder och en undersökning för att samla in feedback. Se till att använda denna möjlighet till att marknadsföra ditt varumärke. Det sitter heller inte fel med en kupong som uppmuntrar deltagarna att delta vid ditt nästa event.

Nu är du välutrustad med fungerande tips. Lycka till med arrangerandet!

Dags att arrangera ett event? Kom igång med Magnet.

Arrangera ditt event idag och testa vårt verktyg för eventplanering. Vi har skapat en FAQ med de vanligaste frågorna om Magnet. Om du har några frågor som inte finns med där, tveka inte med att kontakta oss. Vi bakom kulisserna på Magnet jobbar hela tiden med att förbättra användarupplevelsen och funktionerna på vår plattform. Att arrangera event ska vara kul.

Testa Magnet idag och upplev ett simpelt arrangerande!