Magnet
– verktyget för att skapa seminarier, föreläsningar och seminarieverksamhet

Prova Magnet gratis!
Du förbinder dig inte till någonting. Inga kortuppgifter behövs. Endast två steg för att skapa kontot. Det är allt, mycket nöje!

Hur arrangerar man ett företagsevent?

MAGNET ÄR EN SVENSK PLATTFORM FÖR FÖRETAGSEVENT

Läs våra tips för ett lyckat företagsevent

Dags att arrangera ett företagsevent? Vill du att det ska bli lyckat? Bakom framgångsrika evenemang och nöjda deltagare ligger förstås strukturerat arbete och mycket planering. Administration, kommunikation och en hel del praktiska detaljer ska jongleras och ses över. Men med vår plattform kan du ha koll på läget.

Företagsevent arrangeras med olika syften och kan se helt olika ut. För företag är event en kraftfull plattform för att sprida budskap, bygga relationer och marknadsföra sitt varumärke. Ett lyckat event har ofta sin grund i att deltagarnas upplevelse har satts på första prioritet. Att gå på event ska vara roligt och spännande för alla involverade.

Testa vårt verktyg för eventplanering idag och förenkla arbetet!

Men hur gör man då för att arrangera effektfulla företagsevent? Börja med att läsa den här guiden.

Olika typer av företagsevent

Ett företagsevent kan rikta sig till medarbetare, samarbetspartners eller kunder. Det här några exempel på olika typer av företagsevent:

  • Kick-off: En inledande sammankomst för att starta en ny period eller projekt.
  • Konferens: En samling av experter och intressenter kring ett specifikt ämne.
  • Julfest: En festlig sammankomst för att fira säsongen.
  • Temadagar: Daglig verksamhet centrerad kring ett specifikt tema eller ämne.
  • Teambuilding: Aktiviteter utformade för att bygga och stärka team.
  • Prisgala: En ceremoni för att belöna framstående prestationer.
  • Kundträff: Ett event designat för att engagera och uppskatta kunder.
  • Utbildningar/Lanseringar: Utbildningssessioner eller introduktion av nya produkter.

 

Planera & boka företagsevent – några tips

Struktur och bra översikt är A och O i att kunna planera och boka alla typer av företagsevent på ett proffsigt sätt. Eftersom företagsevent i regel är en återkommande aktivitet lönar det sig att tänka till ordentligt kring rutiner och arbetssätt. På så sätt kan din verksamhet spara tid och resurser, plus att ni kan se till att era event blir till en positiv upplevese som uppfyller sitt syfte.

Det första steget är att komma fram till svar på ett antal grundläggande frågor:

Vad är syftet med företagseventet?

Att informera om en nysatsning, fira något, stärka relationer?

Hur ska företagseventet utformas?

Ska det finnas underhållning, mat och dryck, aktiviteter, eller kanske möjlighet till övernattning?

Vem väljer och bokar?

Ett alternativ är att deltagarna får lämna förslag på aktiviteter som man sedan röstar om. Även i det fallet behövs en ansvarig, som även kan vara bokningsansvarig.

Var ska företagseventet hållas?

För ett event som bara sträcker sig över en dag eller kväll ligger den stad eller ort där företaget har sitt säte nära till hands, liksom närliggande städer. Vid övernattning är det tid och budget som begränsar möjligheterna. Hitta och boka en lämplig lokal i god tid.

När ska företagseventet hållas?

Titta inte bara i företagets kalender, utan stäm av att det/de datum ni väljer inte krockar med exempelvis konkurrerande event.

Checklista för att anordna professionella företagsevent

Det kan vara svårt att prioritera bland allt som behöver göras. Det finns så många olika möjligheter kring ett företagsevent att det är lätt att börja känna sig lite vilsen. Men här lyfter vi fram fem delar som är viktiga och värda ditt fokus. Se det som en checklista för att anordna så professionella företagsevent som möjligt.

#1 Deltagarengagemang

Du kan inte arrangera ett företagsevent utan publik. Därför finns det inget som är viktigare än att fokusera på engagemanget hos deltagarna. Det börjar innan eventet, och fortsätter långt efter den avslutande programpunkten.

Innan eventet bör du engagera dina främsta ambassadörer och få dem att börja prata om ditt event. Det kan vara föreläsare och influerare såväl som tidigare deltagare som brinner för ämnet. Sporra deras engagemang med nya diskussionsämnen varje vecka och skapa möjligheter till en kontinuerlig diskussion på sociala medier. Uppmuntra till samtal både online och IRL under själva eventet, samt efteråt för att hålla deltagarna engagerade.

#2 Sociala medier

Fokus på sociala medier är rätt väg att gå. Där kan du mäta det deltagarengagemang som redan finns och samtidigt öka engagemanget. Skapa konton på olika typer av sociala medier och publicera nytt, intresseväckande innehåll kontinuerligt. Skapa hashtaggar för dina event och för samtalen kring dem. Använd taggarna för att uppmuntra deltagare att dela bilder och uppdateringar om eventet.

Se upp så det inte blir ett klatschigt tonläge med tomma budskap. Gör det genuint intressant genom att belysa det aktuella temat. Om exempelvis ny forskning har publicerats inom ämnet för konferensen, dela den informationen och använd den för att starta samtal och diskussioner. Det bidrar till att etablera ditt varumärke som en ledare inom området, och folk kommer se det som viktigt att närvara vid ditt event.

#3 Inspiration

Glöm inte att människorna i din publik vill bli underhållna. Boka inspirerande föreläsare som är av intresse för din publik. Tänk på vilka föreläsare du skulle vilja se, och boka dem. Skapa roliga inslag till ditt event. Tänk fotoautomater eller skattjakter. Gamifiera mässgolvet. Den här typen av inslag ger gästerna en isbrytare och bidrar till att skapa en rolig och interaktiv atmosfär för alla deltagare.

#4 Kundservice

Eventplanerare kan lägga ner så mycket tid och energi på allt det praktiska att de glömmer bort kunden. Det skulle kunna underminera hela arrangemanget. För fokuset behöver alltid vara på just kunden.

Försök förstå hur kunden kommer att uppleva ditt event som helhet och ansträng dig för att se saker ur deras perspektiv. Är webbplatsen lättnavigerad? Är det enkelt att köpa biljetter? Erbjuder din eventsida användbar information utan inloggning? Är föreläsarna engagerande? Finns det gott om rum på konferenshotellet, och finns det gott om parkeringsplatser? Deltagarna kommer att få intryck av ditt event på många olika plan, så gå igenom upplevelsen steg för steg i deras skor och se till att allt flyter på så smidigt som möjligt.

#5 Besökarfeedback

Det är helt klart bäst att vända sig till själva besökarna för att få användbar feedback. Ta kontakt med din publik en kort tid efter eventet och utnyttja den tillgång som de är. Ta fram en enkät som är kort och enkel att besvara. Skicka uppföljningsmejl eller sms och be om feedback på ett lättsamt sätt. Se till att du får svar på vad som var bra och mindre bra med ditt event och ta till dig av det som kommer fram.

Genom att ta pulsen på ditt event omedelbart efteråt, kan du få färska och insiktsfulla synpunkter på hur du ska genomföra nästa event. Och kom ihåg att gå igenom det du lärt dig innan du kör igång planeringen av nästa företagsevent.

20 konkreta tips för ditt företagsevent

    1. Bestäm målet: Tydliggör syftet med evenemanget och sätt upp klara mål att sträva efter.
    2. Skapa en budget: Upprätta en realistisk budget för evenemanget och se till att hålla dig inom de avsatta resurserna.
    3. Utse en projektledare: Utse en ansvarig person som ska leda och samordna arrangemanget.
    4. Tidig planering: Börja planera och organisera evenemanget i god tid för att undvika stress och sista minuten-panik.
    5. Bestäm målgruppen: Identifiera målgruppen och anpassa evenemanget efter deras behov och intressen.
    6. Välj rätt plats: Hitta en lämplig plats som passar för evenemanget och rymmer alla deltagare bekvämt.
    7. Engagera professionella talare: Anlita talare eller experter inom relevant område för att ge värdefulla insikter och erfarenheter till deltagarna.
    8. Skapa en intressant agenda: Utforma en detaljerad agenda som innehåller en varierad mix av föreläsningar, workshops och nätverkssessioner.
    9. Kommunicera tydligt: Se till att kommunicera all relevant information om evenemanget, inklusive datum, tid, plats och program, tydligt till deltagarna.
    10. Skapa en evenemangshemsida: Bygg en professionell evenemangshemsida där deltagarna kan registrera sig och få information om evenemanget.
    11. Använd sociala medier: Använd olika sociala medieplattformar för att marknadsföra evenemanget och engagera deltagarna före, under och efter evenemanget.
    12. Anpassa mat och dryck: Se till att erbjuda olika mat- och dryckesalternativ som passar olika kostpreferenser och allergier hos deltagarna.
    13. Skapa interaktiva sessioner: Integrera interaktiva element som frågestunder, gruppdiskussioner och case studies för att engagera deltagarna och främja kunskapsutbyte.
    14. Ge deltagarna nätverksmöjligheter: Skapa utrymme för deltagarna att interagera och nätverka med varandra genom exempelvis mingelaktiviteter eller grupparbeten.
    15. Erbjud förmåner och giveaways: Ge deltagarna något extra genom att erbjuda förmåner som rabatter, provprodukter eller giveaways som påminner dem om evenemanget.
    16. Utvärdera och samla feedback: Efter evenemanget, genomför en utvärdering och be deltagarna att ge feedback för att kunna förbättra framtida evenemang.
    17. Skapa ett socialt mediaflöde: Använd en hashtag och uppmana deltagarna att dela sina upplevelser och bilder från evenemanget i sina sociala medier.
    18. Tänk på tekniken: Se till att ha tillgång till rätt teknisk utrustning och support för att säkerställa smidiga presentationer och andra teknikbaserade aktiviteter.
    19. Bjud in media och influencers: Kontakta lokala medier och influencers inom branschen för att skapa uppmärksamhet och spridning kring evenemanget.
    20. Var flexibel och anpassningsbar: Förbered dig på oväntade händelser och var beredd att göra nödvändiga anpassningar för att hålla evenemanget framgångsrikt och engagerande.

Lär dig mer om eventhantering

Du som ansvarar för att anordna event för företaget kan känna dig säkrare i din roll genom att sätta dig in i eventhantering och eventmarknadsföring, och hålla dig uppdaterad. Användbara tips, fördjupande artiklar och konkreta guider kan du ta del av i vår blogg.

En bra start är att gå igenom vår stora checklista med tips för att anordna event, som tar upp planering och förberedelser inför eventet, marknadsföring, genomförande och uppföljning.

Historien bakom företagsevent

Företagsevent har funnits i olika former sedan handelns början, även om de inte alltid kallades så. Från de tidiga marknaderna i antikens civilisationer till de moderna konferenserna och produktlanseringarna har syftet med dessa sammankomster alltid varit att främja affärsrelationer, sprida information och stärka varumärken.

Antiken till medeltiden

Under antiken arrangerade köpmän och hantverkare marknader och mässor där de visade upp och sålde sina varor. Dessa evenemang var inte bara kommersiella tillställningar; de var också sociala sammankomster och ofta kopplade till religiösa eller kulturella festivaler. I Rom, till exempel, skulle stora handelsevenemang ofta sammanfalla med religiösa festivaler, vilket drog till sig en stor publik.

Renässansen till industriella revolutionen

Under renässansen och den tidiga moderna perioden blev handelsmässor och utställningar alltmer sofistikerade. De blev platser där innovationer visades upp och nya tekniker demonstrerades. Under den industriella revolutionen, med uppkomsten av nya tillverkningstekniker och globala handelsnätverk, blev dessa evenemang ännu viktigare. Det var här som nya uppfinningar och produkter först presenterades för världen, som den berömda Världsutställningen i London 1851.

Företagsevent på 1900-talet

Under 1900-talet blev företagsevent alltmer specialiserade. Med framväxten av modern marknadsföring och PR blev events en central del av en företags marknadsföringsstrategi. Produktlanseringar, presskonferenser, och branschspecifika mässor blev normen. Till exempel blev bilutställningar en viktig del av bilindustrins marknadsföringsstrategi, där nya modeller och tekniker visades upp.

Samtidigt blev interna företagsevent, som teambuilding-retreats och utbildningsseminarier, populära verktyg för att stärka företagskulturen och utveckla anställdas färdigheter.

2000-talet till idag

Med uppkomsten av internet och digital teknik har företagsevent genomgått ännu en transformation. Virtuella evenemang, webinarier och online-seminarier har blivit vanliga. Dessa digitala evenemang erbjuder företag möjligheten att nå en global publik utan de logistiska och ekonomiska utmaningar som fysiska evenemang kan medföra.

Samtidigt fortsätter fysiska evenemang att spela en central roll, särskilt när det gäller att bygga personliga relationer och nätverk. Moderna företagsevent fokuserar ofta på upplevelsen, med interaktiva inslag, högkvalitativ underhållning, och möjligheter för deltagare att engagera sig på djupare nivåer.

Sammanfattning

Från de tidiga marknaderna i antiken till dagens högteknologiska konferenser och online-seminarier har företagsevent alltid varit en central del av affärsvärlden. De har anpassat sig och utvecklats över tid, men deras kärnpurpose – att bygga relationer, sprida information och stärka varumärken – har förblivit konstant.

Företagsevent ur ett större perspektiv

Teknologins inverkan på företagsevent

Teknologin har radikalt förändrat landskapet för företagsevent. Med tillkomsten av VR (virtuell verklighet) och AR (förstärkt verklighet) har deltagare nu möjlighet att uppleva evenemang på ett mer immersivt sätt. Dessa verktyg kan användas för att skapa virtuella mässor, interaktiva produktlanseringar eller till och med för att simulera nätverksscenarier. Dessutom har livestreamingstekniken öppnat dörren för globalt deltagande, vilket gör att personer från hela världen kan delta i evenemang utan att fysiskt vara närvarande. Denna digitala transformation har inte bara ökat räckvidden utan även möjliggjort anpassade upplevelser för deltagarna.

Hållbarhet och företagsevent

I dagens miljömedvetna samhälle har hållbarheten blivit en nyckelfaktor vid planeringen av företagsevent. Detta innebär att minimera avfallet från evenemang, välja hållbara leverantörer och produkter, och även utnyttja evenemang som en plattform för att sprida medvetenhet om hållbarhet. Dessutom kan företagsevent användas för att främja företagets CSR-initiativ, vilket inte bara är bra för planeten utan också för företagets varumärkesimage.

Inkludering och mångfald

Inkludering och mångfald har blivit centrala teman i dagens affärsvärld. För företagsevent innebär detta att skapa evenemang som är tillgängliga och välkomnande för alla, oavsett kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning. Detta kan uppnås genom att ha en mångfald av talare, erbjuda tolktjänster eller tillgängliga faciliteter, och genom att skapa en inkluderande atmosfär där alla deltagare känner sig värderade och respekterade.

Mätning av ROI (Return on Investment) för företagsevent

För att säkerställa att ett företagsevent är framgångsrikt behöver företagen mäta dess ROI. Detta kan göras genom att utvärdera deltagarnas nöjdhet, antalet genererade leads eller affärsmöjligheter, samt eventuell mediaexponering. Dessutom kan mjuka KPI:er, som deltagarnas engagemang eller kvaliteten på nätverksmöjligheterna, användas för att bedöma eventets framgång.

Säkerhet och riskhantering

Säkerhet är av yttersta vikt, särskilt när det kommer till stora evenemang. Detta innebär att ha en nödplan på plats, att säkerställa att det finns tillräckligt med säkerhetspersonal, och att överväga alla potentiella risker, från brand till oväder eller till och med terrorhot. Utöver detta bör företag även överväga juridiska överväganden, som att säkerställa att de har rätt försäkring på plats.

Framtida trender för företagsevent

Pandemin har utan tvekan förändrat landskapet för företagsevent, med en större betoning på virtuella evenemang och hälsosäkerhet. I framtiden kan vi förvänta oss att se en fortsättning på dessa trender, men också en återgång till fysiska evenemang, dock med en större betoning på teknologi och personlig anpassning.

Utmaningar vid internationella företagsevent

Att organisera ett internationellt företagsevent kommer med sina egna unika utmaningar. Dessa kan inkludera kulturella skillnader, språkbarriärer och logistiska överväganden. För att övervinna dessa hinder behöver företagen vara medvetna om de kulturella normerna i det land där evenemanget äger rum, erbjuda tolktjänster och se till att de har rätt infrastruktur på plats för att hantera internationella gäster.

Personlig utveckling och företagsevent

Företagsevent erbjuder en unik möjlighet för professionell och personlig utveckling. Genom workshops, seminarier och nätverksmöjligheter kan deltagare förvärva nya färdigheter, lära sig om de senaste trenderna inom sin industri och bygga värdefulla relationer som kan främja deras karriär.

Företagsevent

TIPS: Plattformen som får ditt företagsevent att lyfta

Med rätt stöd så blir uppgiften roligare, och dina event kommer att bli uppskattade. För alla gillar när allt från bokning till själva delatagandet är effektivt och smidigt. Oavsett om du ansvarar för att arrangera företagsevent på egen hand, eller om du har ett helt team med dig, så finns det stora fördelar med att jobba med vår lättanvända eventplattform Magnet.

Ordning och reda

Du skapar snabbt och enkelt en anmälningssida för ditt företagsevent, och lägger upp valfritt antal programpunkter. Med anmälningarna kan du passa på att samla in uppgifter om exempelvis specialkost och annan relevant information för dig som arrangör och bokningsansvarig.

Smidig hantering

Med den automatiska bokningsbekräftelsen kan du förse deltagarna med all nödvändig information. Tar du betalt finns flera biljettyper och olika betallösningar inbyggt i systemet. Detta tillsammans med en rad andra funktioner för eventhantering, gör Magnet till en tillgång.

Prova Magnet idag, det gör skillnad!

Prova Magnet för ditt företagsevent gratis!

"Vi är väldigt nöjda med Magnet"
Malin Croner, vd
Dalarna Business
"Magnet är otroligt smidigt!"
Björn Lilja, Head of Customer Experience
Kundo
"Magnet är enkelt."
Francesca O´Brien Apelgren, vd
Sveriges Marknadsförbund
Företagsevent