22 okt 2015

8 tips för en inbjudande inbjudan till ditt event

Ett event är ofta en resurskrävande satsning för arrangören. Det tar tid, kostar pengar och kräver massor av energi. Så givetvis vill man att det blir så bra som möjligt redan från start.

 

Det som i värsta fall kan sänka ett event är förstås att det inte kommer tillräckligt med folk. Så inbjudan är kanske den viktigaste detaljen för att eventet ska lyckas. 

1. Rubriken ger det första intrycket

Rubriken är oerhört viktig. Det är viktigt att den är mottagaranpassad och då måste man försöka föreställa sig hur målgruppen tänker. Se till att rubriken innehåller något som intresserar dem. ”Fokusera på dina kärnvärden” säger inte så mycket om vad eventet kommer att handla om. Däremot ”Representera ditt företag på sociala medier” väcker genast intresset hos någon som till exempel vill skapa en Facebooksida för sitt företag. Rubriken ska tala till mottagaren och berätta för denne att det finns mycket att lära sig och vinna av att komma till ditt event.

 

Rubriken måste också vara enkel, kort och lättbegriplig. Den måste gå att uppfatta i sin helhet innan mottagaren har tappat intresset.

2. Kundens tid är dyrbar

Den tid kunden lägger ner på att besöka ditt event är oftast mycket mera värd än pengarna det kostar. Därför måste de veta att det är väl investerad tid. Se till att förklara i din inbjudan vad kunden har för nytta av att besöka eventet. De vill ha valuta för tiden de offrar. Var tydlig med att de får tillbaka vad de satsar i form av kundnytta. Och låt dem förstå redan i inbjudan att de kommer att tjäna på det.

 

Mottagarens tålamod är kort. Därför ska inbjudan också vara kort. Ju mer du kan säga på mindre plats, desto större chans att hela inbjudan blir läst. Komprimera därför texten så mycket det är möjligt utan att budskapet går förlorat.

3. Designen inte att förglömma

Men även om innehållet är det mest väsentliga så spelar utseendet också stor roll. Lägg lite tid på designen. Den betyder mer än du kanske tror. Bilder, färger, form och placering av text påverkar helhetsintrycket. Om din inbjudan ser snygg och proffsig ut lockar den lättare till läsning. Se till att göra din inbjudan inbjudande i sig. Men överdesigna inte. Tänk på att den fortfarande ska vara lätt att läsa.

4. En personlig inbjudan blir än mer effektiv

Effekten i att göra en personligt riktad inbjudan ska inte underskattas. Skriv din inbjudan direkt till personen som ska läsa den. En inledning som ”För dig som företagsledare” eller ”Seminarium för ledare inom detaljhandel” är i viss mån personligt riktad. Men ännu bättre är att tilltala personen med sitt eget namn. ”Hej, Lena. Vi tror att du som företagsledare har stor nytta av att…” Detta sätt att personligen bli tillfrågad gör att man blir mer lockad att faktiskt medverka.

5. Kunden får aldrig tveka över nästa steg

En annan viktig detalj man inte får glömma är att tydliggöra vad kunden ska göra härnäst. En uppmaning att anmäla sig måste finnas tydligt och klart. Mottagaren måste kunna anmäla sig omgående. Annars finns risken att det dyker upp något annat som pockar på uppmärksamheten eller att ditt event helt enkelt glöms bort.

 

För att få folk att anmäla sig snabbt kan man till exempel locka med ”Boka-tidigt-rabatt” eller ge bort någon present till de som anmäler sig före ett visst datum. Se också till att det inte råder några som helst tveksamheter kring hur man anmäler sig. Sker det via mail, telefon, post eller personligen? Vilket som än gäller, var tydlig så att kunden inte behöver fundera utan kan anmäla sig omedelbart.

6. ”Vad kostar det?”

”Vad kostar det?” är en fråga som kunden förmodligen genast ställer sig, så det måste framgå av inbjudan. Är priset dessutom lågt ska man absolut skylta med det. Om mottagaren tror att priset är högt kan det hända att inbjudan hamnar i papperskorgen utan att det ens bli färdigläst. Berätta omedelbart för den inbjudna att det är billigare än denne kanske tror (men på ett raffinerat sätt).

7. Sprid inbjudan i många kanaler

När så inbjudan är färdigskriven gäller det att mottagaren får den. Skicka ut den i form av mail, brev, vykort, paket eller vad som nu passar bäst för just ditt event. Och skicka i ganska god tid. Ju större event desto mer tid behöver mottagaren att planera för det. Det brukar vara lagom med 4-5 veckor i förväg om det handlar om ett halvdagsevent. För heldagsevent behövs lite längre framförhållning.

 

Du kan också lägga upp inbjudan på din hemsida, posta den via Facebook och Twitter eller leta prospects via LinkedIn. Du kan försöka få bloggare att skriva om eventet, du kan annonsera på Google och kanske skicka en pressrelease. Allt för att få ditt event att synas så mycket som möjligt.

8. Vikten av att påminna

Om gästerna ändå inte anmäler sig kan de behöva en påminnelse. Gör då kundnyttan extra tydlig än en gång, så att de förstår varför de ska komma.

 

Även de som har anmält sig kan få en påminnelse, men uppmärksamma då istället att de faktiskt har anmält sig. Till exempel kan man skicka ett meddelande till alla anmälda och tacka för att de anmält sig, välkomna dem till eventet och uppmana dem att notera datumet i kalendern så att de inte glömmer bort det. Än en gång kan man passa på att trycka på kundnyttan, så att varje kund känner sig nöjd med sitt val att anmäla sig. De ska känna att de investerar sin tid på rätt sätt. Påminnelser av det slaget kan med fördel skickas som SMS. För att de ska bli extra personliga och verkligen tala till sin mottagare, som från en kär vän.

Vill du ha en personlig demonstration av Magnet?

Skapa ett demokonto så hjälper vi dig att utforska Magnet. Skapa ett demokonto här!