11 jan 2016

Checklistan – Ett måste för att lyckas med ditt event

Att arbeta med event kräver förmåga att kunna hantera tusentals saker samtidigt. Mycket ska hända under de få timmar som eventet pågår och det är viktigt att alla vet vad som ska göras, och i vilken ordning. Att använda sig av en checklista blir ett måste för att säkra att allt ska flyta på smidigt.

Beroende på vad för typ av event som ska anordnas så ser checklistorna självklart olika ut. Nedanför presenteras ett exempel på hur en checklista skulle kunna utformas för att ge dig inspiration när det är dags att göra din egen. Det finns inget event som är det andra likt, och du kommer därför kanske behöva stryka någon av punkterna här. Men framförallt så kommer du att märka att du behöver lägga till många, många fler!

 

  • Körschema med detaljplanering
    För att skapa ett lyckat event så kommer du att behöva ett körschema. Att försöka skapa ett event utan ett sådant är dömt att misslyckas, även om det är sannolikt att ett körschema inte heller kommer kunna följas till punkt och pricka. Det är däremot ingen fara med ett misslyckat körschema. Huvudsaken är att man är förberedd på det och har en plan B. Låt körschemat presentera vilka som är ansvariga för vad, samt när och hur de ska agera. Alla tidsangivelser ska finnas stolpade, även om de med största sannolikhet inte kommer att hållas fullt ut ändå. Men genom att vara förberedd på det så får du inte panik om tiden drar iväg.

  • Repetera dagen innan!
    Dagen före eventet så är det bra att sammankalla alla inblandade och öva på ert körschema genom att simulera dagen i stora sammandrag. Under repetitionen ska ni vara medvetna om att tiderna alltid kan komma att förändras under dagen, så därför ska ni också se till att det finns en ”plan B” om tiderna inte håller. Se till att alla får göra sig hörda med sina synpunkter kring vad de tycker fungerar bra med eventet, likväl som vad som fungerar mindre bra.

  • Skapa en tydlig hierarki
    Jämför din eventpersonal med en insatsstyrka eller en grupp kommandosoldater. Under ett event händer det mycket på kort tid, precis som vid exempelvis polisiära insatser. Din personal behöver därför ha stenkoll på att alla vet vad dom ska göra, och vem som har sista ordet i frågorna. Att ta fram en hierarkisk struktur förenklar en lösning vid tänkbara meningsskiljaktigheter som kan uppstå under stress, eftersom man redan i förväg har kommit överens om vem som ska ha sista ordet. Gör sedan en tydlig rangordning för vem som kommer på tur i ordergivningen.

  • Förenkla kommunikationen
    Det är A och O att kommunikationsvägarna mellan alla ansvariga fungerar utan hinder under eventet. Vid större event kan en kommunikationsradio (typ walkie-talkie) vara smidig för ordergivning, medan det vid mindre sammanhang kanske är smartare att bestämma en mötespunkt där ni ska ses vid upprepade tillfällen för att stämma av så att allt flyter på.

  • Program till gästerna
    Gäster trivs oftast med ett program som de kan följa där se ser vilka tider som gäller under eventet. Ta fram ett program med de viktigaste hållpunkterna för dina gäster att hålla reda på. Det behöver inte alls vara så detaljerat som ert egna körschema utan det ska bara stolpa upp huvuddragen. De tiderna du anger i gästernas program är viktigast att hålla i slutändan. Låt gärna programmet skickas ut redan i samband med inbjudningarna.

  • Lös lokalfrågan tidigt
    Gör dig själv en tjänst och lös lokalfrågan i så god tid som möjligt. Se till att vara realistisk och leta efter en lokal som varken är för stor eller för liten för ditt event. Det är inte så lätt att förutspå ett halvår i förväg, men gör så gott du kan. Det kommer att underlätta avsevärt för dig i slutändan.

  • Inbjudan
    Se till att skicka ut din inbjudan i god tid så att gästerna hinner boka in det i kalendern medan den fortfarande är blank. Två månader i förväg är inte alls för tidigt, medan två veckor i förväg troligen är alldeles för sent.

  • Ge tydliga förutsättningar i inbjudan
    I inbjudan måste det också framgå tydligt vad som förväntas av gästerna. Hur mycket ska de betala och vad ingår i priset? Behöver de ta hänsyn till någon särskild klädkod? Ska de förbereda någon presentation av sig själva eller företaget som de arbetar för?

  • Skicka ut minst en påminnelse
    I lagom tid inför eventet är det bra att skicka ut minst en påminnelse. Den bör inte vara likadan som den ursprungliga inbjudan eftersom det troligen bara kommer att uppfattas som tjatigt hos mottagaren. Ägna lite tid åt att göra en välkomnande och unik påminnelse.

  • Kontaktperson för eventet
    Gästerna ska tydligt veta vem de kan kontakta med frågor både inför, under och efter eventet. Se därför till att det finns en kontaktperson för dem att nå. Det bästa är att låta en och samma person få ta hand om detta, och det bör vara någon med övergripande kunskap om hela eventet – inte bara på detaljnivå. Kontaktpersonen bör också ha full koll på vem som ansvarar för vad, så att de kan vidarebefordra frågorna till rätt person.

  • Kontrollera alla tillstånd
    Det kan finnas krav på olika tillstånd ibland, beroende på eventets storlek. Du behöver därför kolla upp i god tid om lokalen har den brandklassning som krävs och om du behöver ansöka om något tillstånd från räddningstjänsten eller polisen. Ibland behöver man också tillstånd för trafiksituationen utanför lokalen. Var ute i god tid med att kolla upp detta.

  • Kartor och tydlig skyltning
    Många personer är fortfarande beroende av vägbeskrivning, kartor och skyltar för att hitta fram – även om vi lever i en tid med GPS. Se därför till att skicka med en mindre vägbeskrivning eller en karta i din inbjudan. Skyltningen till lokalen är bra att ordna i god tid innan, och det kan också löna sig att be någon att provköra vägen för att säkerställa att skyltningen är tydlig nog.

  • Maten
    Maten är en av de viktigaste detaljerna i ditt event. Du behöver se till att boka en bra och pålitlig restauratör, som kan vara flexibel med tidpunkterna. De bästa är ofta uppbokade lång tid i förväg, så här du behöver även du vara ute i god tid för att säkra att maten inte ska bli en av de misslyckade punkterna som gästerna pratar om efteråt.

  • Följ upp med att tacka dina gäster
    Som tidigare nämnts så är det först efter eventet som ni kan skörda resultatet av era ansträngningar. Det är då affärerna börjar göras, och snacket börjar gå om dig och ditt företag. Här vinner du mycket på att se till att uppmärksamma dina deltagare även efter eventet. Skicka ett kort och tacka för deras deltagande, eller bjud in dem till nästa års event. Någon gest som visar att du uppmärksammar dem.

Vill du ha en personlig demonstration av Magnet?

Skapa ett demokonto så hjälper vi dig att utforska Magnet. Skapa ett demokonto här!