Magnus Kull om effektfulla möten

En anledning till att vi måste träffas är att det skapar bättre förutsättningar för att driva utveckling. Frågan är hur vi bäst tar vara på den potentialen. Magnet har träffat Magnus Kull och pratat om effektfulla möten. Han delar med sig av reflektioner och konkreta tips. Vad kan du som arrangör göra för att skapa närvaro, fokus och engagemang?

Sammanfattning för dig som har bråttom:

• Var tydlig med syftet och aktivera deltagarna
• Stryk presentationsrundan – checka in i stället
• Inkludera dina åhörare
• Samtala två och två – rotera
• Facilitera för balans och fokus på mötet
• Skapa säkerhet i gruppen
• Avsluta med reflektion – och följ upp.

Var tydlig med syftet & aktivera deltagarna

Var tydlig med mötets syfte från början. Se till att få klarsignal att folk har förstått varför vi har det här mötet. Ägna tid åt ’varför är vi här’? Något som kan ta allt från tio sekunder till en timme. Kärnpunkten är att inte ta för givet att alla är på det klara med det.

Sitter deltagarna passivt och lyssnar på en person så knyter de inte an till varandra. Får de däremot börja interagera så börjar de bygga relationer.

– Det är viktigt att återkommande ge människor chansen att knyta en relation. John Steinberg, en klok vän/mentor till mig sa att ’Du har trettio sekunder på dig på ett möte att visa vem som ska vara aktiv, ska det vara du eller ska det vara allihop’? Så jag har som ambition att inom trettio sekunder sätta gruppen inom någon form av engagemang.

Stryk presentationsrundan – checka in i stället

Det är i samtalet relationen sker, inte i någon form av presentationsrunda betonar Magnus. Det förekommer aldrig presentationsrundor på hans utbildningar.

– Jag är en motståndare till presentationsrundor. Just för att de skapar inte relation. En presentationsrunda kan ibland behövas för förståelse och överblick i situationen, men att den skulle skapa någon relation är inbillning.

Ett bättre alternativ är så kallade incheckningsprocedurer. Det är något du gör för att landa i mötet. Det kan handla om syftet med mötet; att fundera på och säga vad som är viktigt för mig att få ut av det här. Det kan vara enkla knep för att bli fysiskt närvarande, som att sitta tysta en minut och bara andas. Eller så kan det vara enkla personliga frågor, där deltagarna exempelvis får berätta vilken bok de läser, eller vilken tv-serie de tittar på.

Då behöver du dels inte klura på vad du ska säga som i en traditionell presentationsrunda, dels får du en liten inblick som säger något om personen bortom titel och så vidare. Är man max 12-15 personer kan man hinna gå laget runt med den typen av incheckning, större grupper kan få checka in två och två, med personen intill.

– Det är lätt att tänka att det är effektivast att bara köra igång med mötet, istället för att ägna en kort stund åt hur vi mår, och hur kan vi må bättre. Men ska vi ha bra möteskvalitéer måste vi våga bry oss om vårt eget och gruppens sinnestillstånd. Ju bättre vi mår desto bättre går det. Kommer vi in i ett möte i ett tillstånd som inte är bra, då blir det inte bra.

Inkludera dina åhörare

Inkludera dina åhörare från start. Hur får du folk att känna sig inkluderade? Två sätt är att använda universella erfarenheter, och att täcka in samtliga närvarande i tilltalet.

Använd alltså en erfarenhet som du tror att så många som möjligt kan knyta an till. Att säga ’ni vet hur det är att vara gravid/spela hockey…’ blir exkluderande. Medan ’att gå i skolan/att kliva upp på morgonen…’ omedelbart fångar upp fler.

När du refererar till ett tidigare möte, ’Ni kommer ihåg konferensen vi hade i våras’, sitter kanske bland åhörarna två personer som inte var med då, av en eller annan anledning. För att inkludera dem kan du till exempel säga ’Om ni inte var det, så kommer ni få information om det senare’, eller ’om du inte var det så känner du säkert någon som var det.’ Pratar du om erfarenheter som förälder kan du säga: ’Om du inte har barn så känner du kanske någon som har det.’

Samtala två & två – rotera

Att få människor att interagera med varandra tidigt i ett möte gör att du dels underförstått visar att deltagaren kommer att vara aktiv, dels hjälper folk att bygga relation. Enklast är att ställa en fråga som de får prata om två och två.

Samtal två och två är också något du kan använda dig av genomgående under sammankomsten. Då är det viktigt att växla samtalspartner. Coach2coach har blivit erkända för att skapa bra relationer på sina kurser och i sina grupper. Anledningen är enligt Magnus förutom att deltagarna vill vara där, dels att de aktiverar dem i hög utsträckning, dels att de förmår dem att hela tiden ha samtal med nya människor. Deltagaren får nämligen inte sitta och ta alla samtal och uppgifter med samma person. Denna rotation tvingar deltagarna att knyta an till fler personer.

Facilitera för balans & fokus på mötet

Det som händer ibland på möten är att vi sticker iväg i riktningar som inte är effektfulla. Någon pratar för mycket eller vi hamnar på sidospår. Att facilitera handlar om att hitta regler för hur vi pratar, och hur vi stannar i syftet. Hur gör vi när vi glider iväg, hur tar vi tillbaka syftet, hur ser vi till att vi får någorlunda jämnt fördelad taltid.

Ibland kan detta vara uttalat genom att mötesfacilitatorn stämmer av sina tankar med gruppen innan. ’Så här tänker jag göra om det här händer, så här kan vi göra för att…’. Huvudsaken är att du som mötesfacilitator har detta klart för dig.

– Se dig själv som en facilitator och våga styra. Våga också använda mobilen för att ta tid – en minut att hålla sig till per person. Det är ett underskattat verktyg.

Skapa säkerhet i gruppen

För att få grupper effektiva är psykologisk säkerhet viktig. Ju säkrare jag känner mig, desto effektivare blir jag. Vad gör en grupp säker?

– Deltagarna ska våga dela, utan att vara rädda att få det tillbaka på ett negativt sätt. Det skapar trygghet, och man vågar säga vad man tycker och tänker.

Möjligheten att dela i smågrupper är betydelsefull. Något annat som kan bidra är om du som ledare börjar dela något som skulle kunna vara känsligt. Ibland kan också mer eller mindre formella strukturer behövas för att tydliggöra vad som händer med den information vi delar. Du kan helt enkelt öppna med att säga ’Vi ska idag prata om det här och det här, kan vi alla vara överens om att det vi säger här stannar här?’.

Avsluta med reflektion – och följ upp

Avsluta med en stund för reflektion, och ge återigen deltagarna chansen att dela med sig. ’Vad tar jag med mig och hur ska jag använda det’.

Efter mötet bör du reflektera över följande AAR-frågor (After Action Reviews):

• Vad var bra?
• Vad kan jag/vi göra bättre?
• Hur ska jag/vi gör det?

Följ också upp resultatet genom att låta deltagarna svara på:

• Hur tycker jag att det gick?
• Vad lärde jag mig?
• Hur upplevde jag det?

Observera att det exempelvis kan ha varit roligt, utan att det resulterade i något. Därför är det viktigt att ställa alla tre frågor.

Här hittar du Coach2coach hemsida och kan läsa mer företaget och deras utbildningar