Magnet
– verktyget för att skapa seminarier, föreläsningar och seminarieverksamhet

Prova Magnet gratis!
Du förbinder dig inte till någonting. Inga kortuppgifter behövs. Endast två steg för att skapa kontot. Det är allt, mycket nöje!
Lär dig mer om event

Så lyckas du med ditt event

Du har hittat denna text eftersom du förmodligen funderar på att arrangera ett event av något slag. Om så är fallet, är du på inne på en framgångsrik linje i ditt marknadsföringstänk. Event är en snabbt växande kommunikationsform och kanske är eventens framväxt en reaktion mot allt passivt informationsflöde, där valmöjligheterna bland mediekanalerna är oöverskådligt stora. Eventet har större möjligheter att fånga målgruppens uppmärksamhet än någon annan marknadsföringsform i dag.

Event – en introduktion

Det här en guide som ska lära dig grunderna och hjälpa dig att komma igång med ditt event. Men event är ett vitt begrepp. Det kan handla om allt mellan den lokala bilhandlarens glöggbjudning till världsomfattande händelser som OS-arrangemang och Oscarsgalor. Vi kommer naturligtvis inte att kunna lära dig allt om eventmarknadsföring, men vi kan erbjuda dig de mest väsentliga kunskaperna och bjuda på lite användbara tips som kan vara praktiskt att känna till när du ordnar ditt event.

Vi gissar att läsarna av denna guide planerar för ett event som ligger närmare glöggbjudningen än Olympiska Spelen. En glöggbjudning är inte att förakta på det lokala planet – men denna guide kommer att kunna appliceras på högre nivåer än så.

Event

Vad är egentligen ett event?

Ordet ”event” är hämtat från engelskans ord för evenemang eller händelse och är ett arrangemang vars syfte är att marknadsföra eller kommunicera något. Eventet ingår ofta i en plan för hur ett företag eller en organisation ska marknadsföra sig och eventets delar är noga genomtänkta för att företagets idéer värderingar och värden ska komma till fullt uttryck.

Eventet som marknadsföringsaktivitet är en ganska ny företeelse. Det sägs ha slagit igenom under sommar-OS 1984 i Los Angeles, då arrangörerna lät sponsorerna inte bara exponera sina varumärken under själva evenemanget utan också i sin övriga marknadsföring. Genomslagskraften blev så stor och effekterna visade sig så snabbt, att sponsring även av mindre event har ökat kraftigt efter detta. Event blev helt enkelt ett omistligt inslag i de flesta större företags kommunikationsplaner. En rapport som gjordes av Institutet för reklam- och mediestatistik, visade att sponsring och event står för 13,2 procent av medieutbudet år 2009.

Vad kan det bero på? En rimlig förklaring kan hämtas i dagens alltmer detaljerade mediekarta. Kanalutbudet på tv blir större och större för varje år. Interaktiva lösningar och sociala medier tar allt större plats i människors liv. Webben, där ett myller av marknadsförare som slåss om vår uppmärksamhet, har blivit mobil.

Men alla dessa inslag kan vi strunta i att uppmärksamma om vi vill. I dag kan vi välja och vraka bland informationsutbudet och välja det som vi känner oss mest underhållna av. Det gör att man måste komma på något alldeles extra för att fånga uppmärksamheten.

Ett event ska vara en alldeles extra upplevelse. Tanken är att man ska bjuda sin målgrupp på något alldeles speciellt. Han eller hon ska känna sig särskilt utvald. Om man lyckas med detta får man behålla kundens odelade uppmärksamhet under hela eventet. Här har man alltså goda möjligheter att bygga relationer genom att låta kunden uppleva ditt budskap med alla sina sinnen.

En tidningsannons appellerar endast till ett av våra sinnen – synsinnet. Radioreklam till vårt hörselsinne. TV-reklam sägs vara effektivare än dessa båda, eftersom de vädjar till två sinnen samtidigt. Eventet begränsar sig inte till ett par av våra sinnen. Det tar hänsyn till alla våra sinnen: syn, hörsel, känsel, smak och lukt.

Men det mest framgångsrika elementet för eventet torde ändå vara det mest basala för mänsklig kommunikation – mötet. Och nu snackar vi om verkliga möten.Vi har möjlighet att träffa vem vi vill över nätet i dag. Men de möten vi minns och där vi knyter de mest bestående relationerna sker fortfarande (och förmodligen för all framtid) in real life.

Vill du prova eventplattformen Magnet gratis för ditt event, klicka här!

Vad är syftet med ditt event?

Nu går vi mer in på konkreta råd och tips för dig när du ska anordna ditt event.  Det första du måste ha klart för dig är varför du vill anordna ett event. Vad är syftet? Vilken målgrupp är du intresserad av att nå och hur vill du att målgruppen ska agera, reagera eller påverkas?

Visst kan eventet ha syftet att enbart vara en fest för att roa sig själv, sina anställda, sina kunder, sina leverantörer eller till och med sina konkurrenter. Det är helt okej att hålla ett event med enbart inställningen ”att ha roligt”. Men om man nu ändå ska lägga ner en massa pengar på en fest, varför inte göra det till något som också kan ge effekt på din vinst? Med eventet har du möjlighet att inte bara roa dig själv och andra. Du har också möjlighet att bidra till företagets utveckling.

Dessutom finns det en hel del risker med att arrangera ett event utan plan eller mål. Icke önskvärda effekter kan vara att någon av målgrupperna känner sig förbisedd eller undanskuffad. Det kan också ge ett rörigt intryck och i värsta fall kan det utmynna i ett dåligt event som kan påverka ditt varumärke negativt.

Allting blir alltså mycket enklare och effektivare om man i stället låter tar sig tid att göra en ordentlig planering och att rikta sig till en av målgrupperna i stället för att skjuta från höften med hagelbössan. Då kan man tydligare planera och styra sitt event dit man vill ha det och erhålla de långsiktiga effekter man är ute efter. Och god planering är något oumbärligt för varje event.

Event

Du måste börja planera tidigt om du vill lyckas

Lita inte på den medarbetare som säger ”det ordnar sig alltid”. Inte i event-sammanhang i alla fall. Ett event som slutar i förvirring och kan leda till mycket obehagliga effekter i längden. För hur roligt känns det att vara ansvarig för ett event där maten tar slut innan halva gänget har fått något att äta? Eller att inse att den utlovade föreläsaren aldrig blev bokad och inte kommer att dyka upp? De snackisar som lätt uppstår kring ditt företag efter ett dåligt event kan bli mycket svåra att sudda ut. Särskilt i dessa tider då snackisar sprids snabbare än någonsin via de sociala medierna.

Hur lång tid i förväg tror du då att du behöver meddela dina eventdeltagare om det kommande eventet? Tror du att det räcker med en månad? Tre månader borde väl vara mer än nog?

Nej, du behöver längre tid än så för att det ska kännas tryggt och säkert att arrangera ditt event. Du bör vara ute med din inbjudan redan ett halvår innan eventet. Även om du inte behöver skicka någon formell inbjudan då, så bör du åtminstone det känt för din målgrupp. Något som gör att de har en chans att redan nu skriva in det i sin almanacka och boka datumet.

Men framförhållningen är främst för din egen skull. Med tidig planering har du goda möjligheter att själv tänka igenom syftet och målsättningen med ditt event. Du kommer hinna att fundera på vad det är du ska kommunicera och vilka budskap du vill förmedla. Detta är en tankeprocess som kan behöva ta tid och det är förmodligen fler än du i projektet som också behöver tid att låta tankarna gro.

Om alla medarbetare hinner få chansen att tycka till och vara med och påverka så har man större möjlighet att få med alla på tåget. Processen blir bättre och leder till att alla känner sig delaktiga.

Framförhållning har fler fördelar än så. Om man är ute redan ett halvår i förväg kan man vara säker på att kunna boka de hotellrum, lokaler, mat eller resor som kan komma att behövas. Du har större valmöjlighet och bättre utbud. Dessutom är det väl ingen som trivs med att ha hjärtat i halsgropen strax innan gästerna kommer, oavsett vilken form av bjudning man har?

Timingen är viktig – krockar det med något annat?

Fundera över hur ”event-året” ser ut där ditt företag verkar. När brukar dina konkurrenter hålla sina event? Är det någon vits med att hålla det samtidigt som dem? Eller kan det vara bättre att hålla sitt event en vecka före deras? Är det verkligen nödvändigt att köra ett event strax före jul då alla andra också har julbjudningar? Varför ska vi köra kickoffen direkt efter sommaren?

Fundera också på om eventet kan komma bättre till sin rätt vid andra tidpunkter under året. Kanske vore det en vits att lägga eventet i samband med en annan händelse som rör ditt företag. Kan det vara lanseringen av din nya produkt eller starten av det nya arbetsåret?

Det finns alltså många faktorer att ta hänsyn till för att undvika risken att eventet misslyckas. Eventet kan krocka med andra händelser som upptar dina kunders intresse. Om du har ett möbelföretag så kanske du inte ska välja att arrangera ditt event under samma vecka som möbelmässan i Stockholm. Eller är det kanske just det du ska?

Tänk gärna utanför ramarna när du planerar ditt event och ta alla konstiga idéer på allvar, båda dina egna och dina medarbetares. För gärna anteckningar eller en form av logg där du skriver ner allt som händer när du planerar ditt event. Det kan gälla allt från plötsliga tankar till viktiga datum. Dessa anteckningar och idéer kan komma väl till pass när man kör fast i arbetet.

Vad ska du förmedla med ditt event?

Eventet handlar i grund och botten om att du ska kommunicera något. För att du ska kunna kommunicera effektivt så måste budskapet vara tydligt och klart. Allra bäst blir kommunikationen om alla detaljer i ditt event genomsyras av detta budskap. Du har allra störst chans att lyckas med detta genom att ge ditt event ett särskilt tema eller ett koncept.

Men vad är skillnaden mellan tema och koncept? I boken ”Event – hur svårt kan det va?” utgiven av byrån Inspiration beskrivs det ungefär på följande vis: Ett tema är eventets utanpåverk, vitt, New York, cowboy eller 70-tal. Konceptet däremot är byggt på företagets strategier: vision, mission och värderingar. Konceptet ska hålla över tid och fungera i all slags kommunikation.

Medan ett tema kan vara något som man gör av rent underhållningssyfte eller för att ha roligt, så är konceptet ett mer långsiktigt sätt att arbeta. Ett tema kräver inte någon större tankeverksamhet eller planering. Men det gör konceptet. Vi kommer därför att koncentrera oss på det sistnämnda här. Konceptet ska återspegla den ni är och uttrycka ditt företags värden och värderingar. Konceptet ska vara något som gör ditt företag unikt i förhållande till era konkurrenter.

Var noga med att ta god tid på dig när du ska fundera ut konceptet för ditt event. Här nedan finns tre punkter som kan vara värda att ta i beaktande i din planering.

  • Vad står vi för? Vad är det övergripande budskapet som ditt företag står för? Vad är det ditt varumärke lovar? Vad är det för känsla det ska ge? Vilken typ av tilltal är det som är typiskt för just ditt företag?
  • Vad behöver vi förmedla just nu? Vad är det för specifikt budskap som ditt företag behöver förmedla för stunden? Finns det något som är extra aktuellt? Handlar det om att kommunicera innebörden av den nya grafiska profilen? Är det senaste halvårsrapporten som ska firas? Är det en ny produkt som ska ut på marknaden?
  • Vem är målgruppen? Vad vilken typ av kunder/medarbetare/intressenter har du? Är de konservativa? Är de nyfikna? Vilket tilltal känner sig denna målgrupp trygg med?

Om ni har dessa tre frågor i åtanke vid alla er planering och under era möten så kommer ni att ha lättare att hålla er på rätt spår i er planering

Lev som ni lär

Var också noga med att alla är med på tåget när ni planerar. Detta kan inte nog understrykas. Att företaget verkligen lever sitt varumärke är viktigt för er egen arbetsmoral och för att lyckas långsiktigt. Får man inte med sig sina medarbetare i både tanke och handling när man planerar sitt koncept så är risken stor att projektet urartar i något led. Du undviker detta bäst genom att hela tiden förankra allt arbete hos dem du genomför eventet. Det gäller verkligen alla. Från restaurangchefen till smörgåsnissen. Från hotelldirektören till piccolon. Från generalen till malajen… och så vidare.

Först det övergripande – gå sedan ner i detalj

När du, tillsammans med din arbetsgrupp, har identifierat och besvarat punkterna ovan så är det dags att börja planera eventet mer i detalj. Planeringen får gärna likna den man gör i en regelrätt kommunikationsplan. Dela upp planen i en övergripande strategisk del och en operativ del. I den strategiska planen ställer du upp riktlinjerna för vad eventet ska leda till, vilka övergripande mål man har hur man når dem. I den operativa så beskriver man mer i detalj hur allting ska skötas, vid vilken tid och av vem. Den operativa delen ska vara ett levande dokument som hela tiden kan komma att behöva omarbetas och korrigeras under resans gång. Och här, som överallt annars, så är det viktigt att alla förändringar kommuniceras till alla inblandade. Förankring är nyckelordet.

Alla i projektet ska dra åt samma håll

Fundera över eventets alla delar och hur de ska kommuniceras vid varje givet tillfälle. Vem ska säga vad och vad ska sägas. Hur ska man bjuda in? Hur ska man annonsera? Ska det göras något nyhetsbrev eller veckobrev. Vem ska välkomna? Ska det hållas något tal? Notera allt detta på ett tidigt stadium och dela ut arbetsuppgifterna tidigt. De inblandade personerna måste få tid att planera i god tid för att deras insats i så stor utsträckning som möjligt ska passa in i ert koncept. Samla gruppen med jämna mellanrum för att få feedback och för att koordinera alla insatser. Lyssna noga på alla – stämmer deras planering in i det gemensamma konceptet?

Event för Business to Business

Business-to-Business (ofta förkortat B2B) är en marknadsstrategi som inbegriper omsättning av varor och tjänster mellan företag. Förhållandet mellan ett företag och dess underleverantörer brukar kallas ett B2B-förhållande. Detta kan jämföras med andra affärsrelationer som till exempel mellan företaget och den slutliga konsumenten. Denna relation kallas Business-to-Consumer (B2C). Dessa är de två vanligaste förhållandena inom affärsvärlden. I takt med att arbetsgivarvarumärket blir allt viktigare för att rekrytera den rätta personalen har man även börjat tala om Business to Employee (B2E). Det handlar alltså om relationen mellan ett företag och dess anställda.

De allra sista åren, i de sociala mediernas tidevarv, har man alltmer börjat uppmärksamma ytterligare en viktig relation i affärsvärlden. Det är en relation som kallas Consumer-to-Business, konsumenternas relation till företaget. Det handlar om de enskilda konsumenternas förmåga att skapa värde åt företaget. Det sker genom att konsumenter skriver recensioner om varor, eller att de talar gott om företaget via sociala medier med mera. Det har blivit allt viktigare för företagen att ha en strategi för hur konsumenterna ska känna eller tycka om företaget.

Vill du prova eventplattformen Magnet gratis för ditt event, klicka här!

Event för kunder, företagskunder eller leverantörer

Denna dogm har säkert bankats in i varje företagsledare tusentals gånger vid det här laget: Det är mycket lättare, billigare och mer lönsamt att lyckas behålla en kund än att försöka vinna en ny. Detta tål att upprepas och man borde ha detta uppskrivet på en skylt vid varje personalingång så att ingen, och då menar jag ingen på företaget glömmer detta. Var rädd om dina befintliga kunder oavsett hur små och obetydliga de än månde vara!

Den vanligaste orsaken till att man förlorar en kund är att man visar den för lite uppmärksamhet. Att ordna event med jämna mellanrum kan vara ett sätt att upprätthålla de goda relationerna och att visa sin uppskattning. När du ändå ställer till med fest – se till att även bjuda in några potentiella kunder. Då ser du hur väl mottagna de blir när de väl blir kunder så småningom. Event för dessa kan vara till exempel vara resor, mässor, produktlanseringar eller anspråkslösa bjudningar med kundmingel.

Event

Här kommer några råd för dig inför ditt event med B2B-folk.

Hur vet jag hur många som kommer?

Det vet du inte. Du kanske har skickat ut en inbjudan via ett digitalt nyhetsbrev till dina affärsrelationer. Låt oss för enkelhets skull säga att det är 100 personer.  Du ser att 45 % av dessa har tackat ja. Innebär detta att det kommer att komma 45 personer? Nej, mycket sällan stämmer den siffran.

När det handlar om ett evenemang som är gratis (vilket ett event av detta slag naturligtvis måste vara) så händer det att de inbjudna inte respekterar inbjudan på samma sätt som om den kostade pengar. Några kommer att tacka ja utan att dyka upp. Andra kommer att dyka upp trots att de varken har tackat ja eller nej, eller till och med uttryckligen har tackat nej. Ytterligare några kommer kanske att ta med vänner som inte är inbjudna.

Nå, det är bara du själv som kan avgöra hur flexibel du ska vara med inbjudningarna, men tänk på att inte vara alltför brysk när de oinbjudna gästerna står vid dörren.

Hur länge ska eventet pågå?

Bifoga gärna ett program med hållpunkter och tider när du skickar ut din inbjudan. Var sedan noga med att hålla tidsschemat. Framförallt vad gäller huvudpunkterna. Och kanske ännu viktigare – tidpunkten för maten. Mer om det nedan.

Kom ihåg en viktig sak – du kanske tycker att du gör något för dina kunder som de borde tycka är roligt, spännande och ren rekreation. Men de flesta som anmäler sig till ett event kanske inte ser så på saken. För många innebär det arbete att besöka ett event. Många av dina samarbetspartners eller kunder kanske besöker event flera gånger i månaden, inte för nöjes skull utan för att de måste. De kanske mycket hellre spenderar den tiden hemma med sin familj, till exempel. Ha därför en ödmjuk inställning till de inbjudna och respektera deras outtalade krav på att tider hålls och att de vill hållas mätta.

Maten och drycken – är den viktig?

Maten är för vissa inbjudna det allra viktigaste på ett event. Det kan till och med hända att vissa har anmält sig till eventet enbart av den anledningen att det bjuds på gratis mat och dryck. Kanske ännu mer så om det bjuds på alkoholhaltiga drycker. När du tänker efter så kanske du har vänner eller bekanta som resonerar så. Handen på hjärtat – har du själv resonerat så någon gång?

Detta kan inte nog understrykas: Om du har lovat dina gäster mat och dryck – låt dem inte vänta för länge på den. En mätt kund är en glad kund. En kund med ett eller två glas vin i magen är en ännu gladare kund. En alltför berusad kund kan däremot vara en katastrof.

Var därför noga med att maten serveras på utsatt tid och att du har koll på hur du serverar dryckerna. Naturligtvis ska du alltid erbjuda alkoholfria alternativ. Helst inte bara vanligt kranvatten. Erbjud sådan typ av alkoholfri dryck som känns påkostat och fint. Många tar bilen när de går på företagsevent.

Var flexibel för förändringar

Under alla omständigheter ska du vara förberedd på det värsta. Om du till exempel ska hålla ett tal för dina deltagare så kan själva tonen i talet vara annorlunda beroende på hur många som lyssnar. Om det bara kommer fem personer på ditt event så är det kanske inte nödvändigt att stå på ett podium och eller koppla upp mikrofonen till högtalaranläggningen. Då kanske det är bättre att alla sätter sig runt ett bord och att du står vid sidan av. Eller kanske att alla förblir stående under talet.

Kommer det å andra sidan många fler än du hade förväntat dig så kan det vara lämpligt att ha planerat för en större åhörarsal. Har du möjlighet så kan du boka en större sal på din egen arbetsplats. Annars kan du i förväg ringa och höra vilka lokaler som man med kort varsel kan boka in sig på om det skulle behövas.

Själva talet i sig kan också behöva skrivas om. Ett tal om hålls inför fem personer kan kännas högtravande om det är skrivet att hållas till en hel nation. (Nåja, detta är ytterligheter, men principen är densamma). Förbered därför gärna ett par olika tal beroende på hur stämningen känns och hur många som kommer.

Detsamma gäller maten och drycken. Du bör alltid boka mer mat än vad du tror kommer att gå åt. Detta för att undvika den irritation som uppstår då maten tar slut. Men om det kommer alldeles förskräckligt mycket folk så bör du åtminstone fundera på hur du skulle hantera även den situationen. Finns det någon pizzeria i närheten där man snabbt kan hämta mat för att mätta även de oinbjudna gästerna? En nödlösning kanske, men du visar ändå din goda vilja.

Låt din kund känna sig trygg med sina val

Det är inte alltid så lätt för den inbjudne att själv bestämma om han eller hon ska gå på eventet. Det kan hända att denna begränsas av vad andra tycker eller bestämmer. Kanske är den inbjudne tvungen att be sin chef om lov för att få gå på eventet? Kanske måste den inbjudne fråga sin respektive om lov?

Du förenklar detta beslut avsevärt om du även bjuder in chefen eller den inbjudnes respektive. Då slipper den inbjudne själv ta detta beslut. Dessutom får du större möjlighet att påverka den som verkligen bestämmer i slutändan.

Ägna alla dina besökare på eventet uppmärksamhet

Detta är inte lätt, det ska medges. Framförallt inte i den situation du befinner dig i. Du är förmodligen stressad, nervös och mycket fokuserad på att allt ska flyta på ordentligt under ditt event. Det är lätt att få tunnelseende i en sådan situation. När man är stressad är det lätt hänt att man upplevs arrogant eller ouppmärksam att man försöker göra allt för att undvika detta.

Men försök ändå att varva ner när du är värd för eventet. Ta det lugnt. Andas. Försök att prata lugnt och värdigt med alla dina besökare. Titta dem i ögonen. Låt dem känna sig uppmärksammade och välkomna. Försök att ge alla en liten bit av uppmärksamhet.

Besök andra event för att lära dig mer

Det är som sagt inte alltid så lätt att lyckas med eventet när man inte är van. Just det sociala spelet under eventets gång är nog det allra svåraste att lyckas med till hundra procent. Men för varje gång du arrangerar ett event så lär du dig av dina misstag.

Ett mycket bra sätt att lära dig hur du beter dig på event är att faktiskt besöka andra event. Ta alla chanser att boka in dig själv på de event du blir bjuden på. Det är en utomordentligt bra möjlighet för dig att studera det perfekta eventets alla hemligheter.

Vilken del av eventet kändes extra ”magisk”? Vad gjorde att talet blev så bra? Gav dekoren upphov till en speciell känsla? Hur behandlade värdarna sina besökare? Notera gärna allt detta i en anteckningsbok.

Och ju mer du lär dig, desto mer inser du att inget event är perfekt. Du kommer hela tiden att upptäcka saker som kan förbättras och göras om. Och denna kunskap tar du med dig när du själv ska genomföra ditt event.

Event

Efter eventet

Du har genomfört ditt event. Kanske känner du att gick bra och du är nöjd med hela tillställningen. Eller kanske känner du att det mesta gick snett och du ångrar att du någonsin arrangerade det? Vi känner alla till känslan av att ha lyckats med en bjudning – och att ha misslyckats.

Men det är nu du ska börja skörda frukterna av ditt event och det är nu det viktigaste arbetet börjar. Även om du känner att du har lyckats så kan du ändå inte vara säker på att du lyckades på rätt sätt. Och även om du tror att du har misslyckats med eventet så kan det i själva verket vara så att du har vunnit på det hela i slutändan.

Detta kan du bara ta reda på genom att mäta resultatet av dina ansträngningar. Helst bör du göra det vid flera olika tillfällen. Ju mer mätresultat du har från ditt event, desto mer verktyg har du för att skräddarsy din marknadsföring i framtiden – med större möjligheter att pricka rätt.

Hur och när mäter man då resultatet av sitt event? Tycker du att det känns påfluget att be dina besökare om feedback? Känn inte så. Du har bjudit dina kunder på mat, dryck och underhållning. Nu är det dags för dem att bjuda tillbaka. Och det gör de med sina tankar, sin kunskap och sina åsikter.

”Need to know” eller ”nice to know”?

Innan du börjar fundera på att mäta responsen på ditt event så ska du först veta vad hur du ska förhålla dig till resultaten. Visst känns det trevligt att höra berömmande ord och smicker? Men om du gör mätningen bara för att du vill få bekräftelse på att alla var nöjda så kommer du inte ha så stor nytta av resultaten. Om du däremot gör undersökningen för att lära dig mer om din målgrupp och för att veta vad du ska göra bättre så har du kommit ett stort steg på vägen.

Det viktigaste är att du känner till vad du vill uppnå i slutändan oavsett om det handlar om att sälja fler produkter, att öka kunskapen om ditt företag eller att utöka kontaktnätet. Ska resultatet av dina ansträngningar mätas i antalet sålda varor? Eller ska det resultera i att fler vill söka anställning hos dig? Som du märker så är det inte alltid självklart att det behöver handla om pengar.

Ju fler mätningar desto bättre – men var inte tjatig

Som vi nämnde tidigare så är det bra med många mätresultat. Försök att mäta vid olika tidpunkter, både före och efter eventet. Inför eventet kan det vara intressant att genom ett frågeformulär få reda på vad deltagarna förväntar sig av eventet och vad de tror att de kan komma att få nytta av.

Under eventet kan det vara av intresse att göra mindre undersökningar genom mentometerknappar, små diskreta intervjuer, eller övrigt vad som passar in i situationen.

Efter eventet kommer den viktigaste undersökningen. Där ställer du de frågor som du vill ha svar på inför framtiden och vad du ska göra bättre. Denna undersökning fungerar alldeles utmärkt att genomföra via ett digitalt nyhetsbrev, lämpligen samma typ av nyhetsbrev du använde när du bjöd in dina gäster.

Men det finns alltid en gräns för när det blir för mycket. Alldeles för många undersökningar och enkäter kan verka lite tjatigt. Du känner bäst själv när det är dags att sätta gränsen. Det är också bra om du kollar igenom dina frågor och stryker de som inte känns relevanta, eller de som känns som upprepningar av tidigare frågor.

Vad är viktigt för dig?

När du har samlat in alla dina mätdata så är det dags att analysera svaren. Fokusera mest på de svar som är viktiga för din affärsmässiga utveckling. Är det viktigt att veta hur lunchen som du serverade smakade? Om du tycker det så ska du fokusera på de svaren. Kanske är det viktigare att känna till om dina besökare fick den information de var i behov av och om eventet motsvarade förväntningarna.

Våga blotta dig

När man ställer frågor så blottar man sig en aning. Man erkänner för den andre personen att man svävar i okunskap och att man behöver hjälp med att komma till rätta med detta. Var inte rädd för det. Ju öppnare och modigare man är när man ställer frågorna, desto bättre svar får man.

Be dina eventdeltagare om hjälp, helt enkelt. Fråga dem om de kan bidra till att utveckla dig och ditt företag på något vis. Låt dem vara kreativa i sina svar och var tydlig med avsikten med dina frågor. Låt dem veta att du ber om hjälp för att du ska kunna erbjuda dem ännu bättre produkter eller tjänster.  Låt dem lämna sitt bidrag till ditt företag – du har ju faktiskt bjudit dem på ett event!

Prova Magnet gratis!

Du förbinder dig inte till någonting.
Inga kortuppgifter behövs.

"Magnet är smidigt och enkelt att hantera. Att våra medlemmar kan anmäla, eller avanmäla sig till event gör att vi på ett smidigt sätt kan administrera våra deltagarlistor. Jag ser bara fördelar."
Francesca O´Brien Apelgren, vd
Sveriges Marknadsförbund
Francesca O´Brien Apelgren, vd, Sveriges Marknadsförbund

Läsvärt från bloggen

Gratis verktyg för konferensplanering

Gratis verktyg för konferensplanering

Håller du på och ska planera en konferens? Med Magnet Event Pro får du alla de verktygen som du behöver för att organisera en riktigt bra tillställning. Om du arrangerar en gratis konferens kommer du att kunna använda vårt verktyg helt utan kostnad. Dessutom behöver du inte ens ladda ner något utan du kan bara […]

Checklistan är A och O för ett lyckat event

Checklistan är A och O för ett lyckat event

Som eventmakare har man tusentals saker att hålla reda på samtidigt. Det är mycket som ska hända under de få timmar som eventet pågår. Då är det viktigt att alla vet vad man ska göra och i vilken ordning. Därför är en checklista ett måste.

Gratis hemsida för eventplanering

Gratis hemsida för eventplanering

Magnet är en eventplaneringshemsida för såväl proffs som nybörjare. Det är väl känt att nyckeln till ett lyckat event är ordentlig planering, och med vår gratis plattform för eventplanering har du verktyget du behöver för att lyckas. Klicka här för att testa Magnet idag! Hemsida för planering av alla typer av event Vill du både […]