Planera ditt första event – här är 10 bästa tipsen

1. Identifiera syftet med ditt event

Fråga först och främst dig själv varför du ska arrangera eventet, och sammanfatta målet med aktiviteten. Genom att tidigt identifiera dina mål kan du planera eventet på  ett sätt som är strategiskt för din verksamhet. Innan du inleder planeringsarbetet inför ett event ska du alltså se till att ha formulerat ett tydligt syfte. Slå fast KPI:er för att mäta resultatet och optimera på så sätt evenemanget från första början.

2. Samordna ditt team

Ett bra evenemang kräver insatser från flera olika personer, så bestäm vilka som är involverade och vilken roll de har från början. Det bidrar till ett mer effektivt arbete och gör dig redo att svara på frågor när du värvar fler engagerade.  Låt en huvudansvarig kommunicera med ansvariga för respektive områden, som i sin tur fördelar uppgifter inom respektive team. Detta säkerställer att du driver saker och ting framåt på ett effektivt sätt allteftersom eventet närmar sig.

3. Hitta en lokal för ditt event

Lokalen är en viktig faktor, så välj stället för dagen D med omsorg. Om du ska arrangera en företagskonferens – kolla på vad hotell och konferensanläggningar har att erbjuda. Om du ska arrangera en hantverksmässa kan du söka efter en öppen industrilokal som är enkel att ta sig till kollektivt. Boka datum och slå fast kostnaden i god tid, så du vet hur mycket du behöver ta betalt för biljetterna.

4. Välj datum

Välj inte bara ett datum på måfå. Ta hänsyn till målgruppen och förvissa dig om att dessa personer överlag har möjlighet att närvara. Du som ska hålla i en affärskonferens bör stämma av konkurrensen och försäkra dig om att potentiella sponsorer och deltagare inte kommer befinna sig på ett konkurrerande evenemang. Undvik också röda dagar när folk tenderar att vara bortresta. (Såvida du inte planerar en musikfestival som du marknadsför som ett suveränt sätt att tillbringa sin hemester.)

5. Boka dragplåster

För att dra publik med hjälp av dragplåster bör du sikta högt, inom din budget givetvis. Tänk på vilken typ av talare och artist som skulle tilltala din publik mest. Om du arrangerar en affärskonferens, vilka är de mest attraktiva föreläsarna som finns tillgängliga för att tala inför din målgrupp? Arrangerar du ett event för föräldrar: tänk på deras dagliga utmaningar och få tag i en expert som griper sig an ämnet.

6. Skapa programmet

När du bokat huvudföreläsaren eller huvudartisten är det dags att bestämma hur programordningen ska se ut. De bästa tiderna ska förstås reserveras för dina dragplåster, men därutöver kan du ha paneldebatter och andra programpunkter. För att hantera helheten behöver du sätta ihop ett program som håller deltagarnas intresse uppe. Kom ihåg att ge utrymme för pauser och tid för nätverkande och umgänge där folk får tillfälle att interagera med varandra.

7. Kroka sponsorer

Bestäm på vilket sätt du vill arbeta med sponsorer. Ska de sponsra ett inslag eller ett coktailmingel på din konferens? Eller kommer du ha ett mässgolv där sponsorer kan betala för att demonstrera sina produkter och tjänster? Fundera på vad som skulle passa för ditt event och börja uppvakta potentiella sponsorer som kan bidra till att finansiera hela skapelsen.

8. Ta fram en marknadsplan

Marknadsföring är nyckeln till att förmå folk att besöka ditt evenemang. Tänk multikanal för att maximera publikantalet. Ta fram ett mejl och sprid till personer i ditt nätverk som kan tänkas vara intresserade. Uppmuntra dem att dela vidare till vänner. Skapa en löpande kampanj i sociala medier, i de kanaler som är relevanta för ditt event. Facebook, LinkedIn, Instagram och Twitter är utmärkta ställen för att nå olika målgrupper. Använd en hashtagg för att hålla koll på snacket. Ombesörj också att dina dragplåster puffar för ditt event på sina konton, och använder den aktuella hashtaggen.

9. Vänd dig till pressen

Rikta in dig mot journalister, bloggare och radiopersonligheter som du tror kan vara intresserade av ditt evenemang. Skicka dem entrépass för att uppmuntra direktrapportering från eventet. Du kan också se till att föreläsare är tillgängliga för intervjuer innan, så att tidig medierapportering kan hjälpa till att sprida budskapet.

10. Sälj biljetter

När du lagt ner tid och själ på att skapa ditt event måste du fråga dig om det är enkelt och smidigt att anmäla sig och köpa biljetter? Gör biljettköp enkelt och tillgängligt på din sajt, med en smidig process. Om du säljer biljetter i entréen måste du upplysa om detta när evenemanget närmar sig, för att uppmuntra eftersläntrare att dyka upp.

Lycka till!