Vikten av att följa upp ditt event

Varför är det så viktigt?

• Uppföljning och utvärdering gynnar både dig, ditt varumärke och din kund. Det är relationsbyggande, och ett sätt för dig att skapa förtroende hos dina kunder. Inte minst skapar det lojalitet.
• Genom att låta kunden utvärdera ditt event, slutar du tro vad kunden uppskattar och vill ha. Du tar i stället reda på vad kunden tycker om och önskar. På så sätt kan du förfina dina event och skräddarsy dem så att de i så stor utsträckning som möjligt möter kundens förväntningar.
• Uppföljning skapar lönsamhet både på kort och lång sikt. Dessutom har företag som förlorat marknadsandelar till konkurrenter, i många fall missat att ta hand om sina befintliga kunder.

På vilka sätt följer du upp och utvärderar?

• Beroende av vilken relation du har med dina kunder, och vilket kommunikationssätt som passar bäst för just din verksamhet och ditt varumärke  – ring upp och/eller skicka ett mail till kunden. Tacka för att kunden har deltagit på eventet och berätta sedan om ditt ärende innan du påbörjar utvärderingen. Först när kunden har tackat ja till att vara med på intervjun, kan du ställa frågor såsom vad var bra, vad var dåligt och vad kan förbättras.
• Du kan också skicka ut en enkät med mer detaljerade frågor om eventet till deltagarna. Var noga även här med att först fråga om kunden vill vara med i undersökningen. Tänk på att din kommunikation alltid är på kundens villkor. En god idé är att maila enkäten i samband med ett tackbrev, där du ställer frågan: ”Vill du vara med och göra våra event ännu bättre?”
• Gör all kommunikation med dina kunder så enkel och tydlig som möjligt. På så sätt skapar du förtroende mellan dig och respektive kund. Ha alltid med dig att kunden blir överöst av erbjudanden, och i första hand vill ha vägledning och hitta lösningar på sina behov och problem.
• Var tydlig och öppen med varför du samlar in informationen. Berätta att syftet är att kunna förstå dina kunder bättre och på så sätt ge en bättre service.

Hur du gör utvärdering och uppföljning till en naturlig del i ditt arbete?

• Ge utrymme, avsätt tid och ha med uppföljning och utvärdering som aktiviteter i dina eventprojekt. Ha också med analysen från utvärderingen i uppstartsmötet för nästa event. Använd resultatet och anpassa ditt event efter det.
• Det är lätt att vänta med att kontakta gästerna efter ett avslutat event. Men kom ihåg att känslan och intrycken från eventet lätt klingar av. Det är mycket svårare att jobba upp intresset igen hos någon som har tappat det, än att bearbeta någon som fortfarande har stämningen och alla nya idéer färskt i minnet. Ta därför uppföljningskontakten så snart som möjligt.